Quattro mosse per risparmiare tempo nell’area clinica dello studio dentistico
Risparmiare tempo all’interno dello studio odontoiatrico è cosa buona e giusta… per ridurre l’organico?
No, non è un’attività da fare per togliere una risorsa dallo studio dentistico, ma al contrario per far sì che quella persona possa lavorare per migliorare il rapporto dello studio con il paziente.
In area clinica possiamo riscontrare diverse situazioni in cui si tende maggiormente a perdere tempo prezioso.
Se queste situazioni vengono ottimizzate, i vantaggi possono essere considerevoli in termini di efficienza e velocità di lavoro.
D’altronde, possiamo paragonare lo studio odontoiatrico ad una vera e propria azienda. E quindi tutto quello che ci permette di ottimizzare tempi e risorse dovrebbe essere valorizzato e spinto giorno dopo giorno.
In tutto questo, un sistema software gestionale può aiutare in modo importante nell’ottimizzazione dei tempi all’interno dello studio.
Vediamo allora alcune attività, lato clinico, che potrebbero essere ottimizzate nei tempi e nei modi di operare.
1. Aggiornamento tempestivo delle note cliniche in cartella paziente
È un’abitudine diffusa quella di aggiornare le note cliniche del paziente soltanto dopo averlo congedato dalla poltrona.
In questo modo, dopo la seduta, il paziente si recherà presso la segreteria per saldare il conto o fissare gli appuntamenti successivi.
La segreteria, però, a quel punto non avrà ancora a disposizione le informazioni di cui ha bisogno e dovrà attendere che l’operatore completi l’aggiornamento della cartella clinica del paziente.
Eppure un metodo semplice per non far sprecare tempo alla segreteria esiste:
durante lo svolgimento della seduta clinica ci sono sempre delle fasi in cui l’operatore o l’assistente si trovano con le mani libere, magari solo per pochi minuti.
Questi ultimi possono essere sfruttati per aggiornare – praticamente in tempo reale – la scheda clinica del paziente, in modo che, alla fine della seduta, la segreteria sia già in possesso di tutte le informazioni necessarie per svolgere il suo lavoro senza inutili attese.
2. Creazione di preventivi veloci
Un’altra attività che porta via molto tempo è la redazione di preventivi.
Ogni paziente è un caso a parte ed è quindi importante fare tutte le opportune valutazioni prima di redigere un preventivo ad hoc.
A volte, infatti, interventi complessi possono richiedere al paziente di fissare degli appuntamenti ulteriori così da poter fare tutte le valutazioni utili e definire successivamente con lui un piano completo di cura del cavo orale.
Allo stesso tempo, però, ci sono alcune situazioni che, al contrario, richiedono la creazione di preventivi rapidi e permettono così l’ottimizzazione del tempo già in area clinica, quando il paziente si trova in poltrona.
Pensiamo, ad esempio, ai casi che richiedono interventi di minor spessore come otturazioni, estrazioni di denti “ballerini”, e così via… che possono essere preventivati prima ancora che il paziente si alzi per andare in segreteria.
Definendo già in quella fase la spesa che il paziente dovrà sostenere per ripristinare la salute della sua bocca, vengono fortemente ottimizzati anche i tempi successivi in area segreteria.
Qui infatti, all’arrivo del paziente dopo la seduta, si avrà già a disposizione il preventivo redatto dal dottore e sarà pronto ad essere discusso direttamente con il paziente.
3. Collegamento diretto alle radiografie
Quanto può fare la differenza avere un collegamento alle radiografie del paziente direttamente dalla sua cartella clinica?
Riuscire a ridurre il numero di click e il tempo per la ricerca delle radiografie del paziente nel software radiografico dedicato, fa un’enorme differenza in termini di tempo speso per recuperare le informazioni utili relative al paziente.
Avere il collegamento diretto tra scheda paziente e software originale delle radiografie impedisce che vengano alterate le misurazioni e le informazioni delle immagini delle radiografie, e si riduce a zero la ricerca dei dati del paziente sul software radiografico.
Un buon software gestionale può fare concretamente la differenza in tal senso, eliminando la necessità di utilizzare interfacce apposite per la lettura delle immagini e l’inserimento delle stesse in cartella paziente.
E’ vero che piace “avere tutto in un unico posto” (immagini RX direttamente in scheda paziente) ma non utilizzare i software dedicati e certificati con la strumentazione radiologica, si rischia di perdere anche in qualità dell’immagine.
4. Gestione wireless delle fotografie
Utilizzare un sistema wireless di gestione e organizzazione delle fotografie è un altro metodo efficace per risparmiare tempo quando il paziente è in poltrona.
Ogni qualvolta si presenti la necessità di fare una o più fotografie, appena scattata, questa può essere archiviata direttamente nella cartella clinica del paziente, integrando gli strumenti con un software gestionale.
Si tratta di un automatismo che offre un doppio vantaggio:
- Il paziente vedrà in tempo reale l’immagine della sua bocca a schermo intero ed otterrà un’impressione di efficienza e professionalità.
- I tempi operativi si accorciano drasticamente per il semplice fatto di non dover archiviare manualmente a fine giornata, una a una, tutte le fotografie dei vari pazienti nelle rispettive cartelle.
Meno tempo speso per la gestione del paziente in area clinica significa più tempo di qualità da dedicare al paziente stesso per far crescere meglio lo studio odontoiatrico!
Quello che può fare la differenza nell’aiutarti ad ottimizzare il tempo in studio è la presenza del giusto software gestionale e la formazione adeguata all’applicazione delle sue funzioni alla tua struttura.
ForDentist nasce proprio per questo! Contattaci per avere maggiori informazioni sui servizi offerti.
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore