Problemi imbuto

Come individuare i problemi prioritari da risolvere?

Sei certo di sapere quali sono le problematiche più impellenti da risolvere all’interno del tuo studio odontoiatrico?

Mettiamo il caso tu sappia esattamente dove si trova il “collo di bottiglia”: hai un piano d’azione definito per riuscire ad allargare quel collo e respirare finalmente aria fresca e pulita?

Quando si pensa ad uno studio dentistico ancora oggi risulta difficile immaginarlo come una vera e propria azienda.
Questo pensiero fa sì che il dentista abbia una visione più chiusa del proprio studio, andando spesso a lasciare, un po’ al caso, molti aspetti organizzativi e gestionali che vengono affrontati quando capita, oppure esclusivamente nel momento in cui si presentano difficoltà o problemi veri e propri.

Questo modo un po’ casuale di gestire l’attività per molto tempo può portare ad affrontare i problemi con un approccio sbagliato e non risolutivo, oggi più che mai rispetto ai tempi d’oro del passato.

Ci chiediamo allora se sia possibile individuare, nell’immediato, i problemi prioritari su cui lavorare per evitare di creare situazioni ingestibili nel corso del tempo.

La risposta è si! 

Ma andiamo con ordine.

In articoli precedenti abbiamo parlato dell’importanza di organizzare le attività all’interno dello studio dentistico, e anche di come può giovare agli affari il fatto di cominciare a vedere il proprio lavoro come una vera e propria attività economica, fatta di dipendenti, collaboratori, spese, budget, promozione, etc.

Questo comporta la necessità di avere un quadro preciso di dove si vuole andare, degli obiettivi che si vogliono raggiungere, creando le sinergie e le collaborazioni sane di cui uno studio ha bisogno.

Solo così sarà possibile crescere e migliorarsi.

Procedendo alla cieca, invece, e prendendo semplicemente “quello che viene”, non si va da nessuna parte.

Per avere uno spettro completo della situazione sarebbe l’ideale compilare un Business Plan Aziendale.

Vediamo cos’è e in cosa può aiutarti.

Business Plan

Un Business Plan per domare… La situazione!

Il Business Plan (BP) non è altro che un modo per impostare la corretta gestione di un’azienda.

Si tratta di un elemento molto importante perché può aiutarti a fissare gli obiettivi che vuoi raggiungere con la tua attività individuando le strategie per realizzarli, ma non solo.

Il BP è utile anche per monitorare l’andamento di tali obiettivi, valutando risultati, responsabilità e, soprattutto, il budget.

La capacità di avere sott’occhio la situazione a 360° ti permetterà da un lato di intraprendere dei cambiamenti mirati quando servono e, dall’altro, di individuare i reali problemi su cui intervenire, migliorando uno o più aspetti critici all’interno del tuo studio dentistico.

Per essere efficace è necessario che un Business Plan:

  • definisca le attività dello studio;
  • stabilisca i traguardi ma anche i passi da fare per raggiungerli;
  • sia realistico, concreto e che si adatti alle esigenze dell’azienda. Niente obiettivi utopistici;
  • definisca compiti e responsabilità. Se ognuno fa il suo dovere ed è responsabile dei compiti assegnati tutto filerà liscio;
  • preveda dei momenti di briefing, per monitorare l’andamento dello studio ed eventualmente modificare qualcosa in corso d’opera.

Avere un piano aziendale sarà inoltre utile per lo staff, che si sentirà coinvolto e quindi stimolato ad applicarsi nel portare a termine gli obiettivi.

Per contestualizzare la questione ti proponiamo questo nostro caso studio:

Ci troviamo in uno studio odontoiatrico con attività classica di chirurgia, conservativa, endodonzia e protesi.

L’attività di Ortodonzia viene svolta una volta al mese più per dare un servizio che creare un vero e proprio reparto produttivo dello studio.

Il servizio di igiene orale viene gestito “alla bisogna”, nel senso che viene chiesto al paziente se avrà intenzione o meno nel futuro di recarsi presso lo studio per controlli periodici e per seduta di ablazione tartaro.
In pratica, è lo stesso paziente che decide.

Negli ultimi tre/quattro anni il flusso di pazienti è rallentato, soprattutto il numero di nuove prime visite.

Per questo motivo, lo studio definisce queste manovre di intervento da attuare nel giro di un paio di anni:

  • assunzione di una persona che si occupi esclusivamente di segreteria;
  • aumento della presenza nel “proprio” studio del titolare, con conseguente abbandono delle sue consulenze in altro studio;
  • aumento del servizio di igiene di mantenimento con l’obiettivo di creare un “volano” ricorrente di pazienti;
  • aumento del servizio di ortodonzia e inserimento anche della pedodonzia: largo ai giovani pazienti e di conseguenza alle famiglie che ci stanno intorno.

Equipe

Grazie a questi cambiamenti, lo studio migliora soprattutto il livello di informazione/comunicazione verso i propri pazienti già acquisiti, con l’obiettivo di creare un legale più stretto in termini di fidelizzazione, che avrebbe di conseguenza aumentato anche il livello di passaparola diretto tra i pazienti.

Senza sembrare di diventare un supermercato con offerte 3x2 o Black-Friday, lo studio si impegna a creare una campagna di “prevenzione e convenienza” nel senso che:

  • Vengono preparati materiali informativi (Brochure, Sito web, Facebook, ecc) con le novità relative alle attività che sarebbero cominciate presso lo studio.
  • Viene focalizzato il concetto “più ci vediamo, più risparmi”:arrivare in studio quando ormai il problema è grave o irrimediabile (parodontite estesa, dente fratturato etc etc) comporta sicuramente spese più elevate in termini terapeutici, mentre controlli periodici e un buon livello di igiene orale possono essere strumenti intercettivi di sicura efficacia.
  • La segreteria comincia a ricontattare parte del parco pazienti che in passato hanno frequentato lo studio ma che da un paio di anni, o più, non sono tornati per controlli periodici. Il ricontatto avviene tramite invio di materiale informativo e conseguente richiamata telefonica.
    Quest’attività è qualcosa che puoi fare anche tu,perché si tratta di tuoi pazienti che in bocca si portano anche la tua responsabilità professionale.
  • Per il paziente che torna in studio per un controllo, viene offerta una seduta di igiene orale a prezzo riservato e se porta con sé un famigliare/amico,per costui visita e igiene orale ancora a prezzo riservato con piccolo kit di strumenti di igiene per entrambi.

A tutto questo lo studio ha aggiunto piccole riunioni mensili in cui valutare le azioni intraprese e percepire quali correzioni applicare.

Sono inoltre stati creati momenti di “OpenDay” per i più piccoli con un clown che raccontava la storia di “Dentino” e dei suoi fratelli che vogliono vivere sani nella loro casa a forma di bocca.

Certo, nel giro di due anni non sono stati raggiunti ancora tutti gli obiettivi, ma molte iniziative hanno preso piede: grazie a tutte le nuove iniziative, è partito il servizio di pedondonzia e sono aumentati i casi di ortodonzia.

La collaboratrice oggi deve andare in studio anche due volte al mese!

Infine, sono state create delle chiavette USB col logo dello studio sulle quali sono stati memorizzati piccoli filmati relativi alle corrette tecniche di spazzolamento o di utilizzo del filo interdentale.

Ora i casi di pazienti che da più di due anni non si presentavano in studio vengono monitorati, passando almeno una volta l’anno per una seduta di igiene orale.

Aumentando i controlli e la frequentazione dello studio da un numero sempre crescente di pazienti (soprattuto “vecchi” pazienti), si rafforza il rapporto di fiducia tra studio professionale e paziente stesso.

Focalizza gli obiettivi e individua i problemi

Sicuramente la redazione di un piano aziendale è utilissima per la gestione del tuo studio, e se preparato correttamente può avere un potere enorme per migliorare l’andamento della tua attività.

Attenzione però, perché avvalersi di un Business Plan non significa, a priori, portare a galla i problemi.

A volte è comunque difficile individuare ciò che va cambiato subito ed è più semplice trovarsi nella classica situazione da “fette di prosciutto sugli occhi”, magari per abitudine a gestire le cose in un certo modo, a volte proprio per una chiusura mentale verso i cambiamenti.

In questo caso, possiamo intervenire a tuo supporto.

ForDentist, attraverso la sua attività di consulenza e affiancamento, si propone nell’aiutarti a focalizzare con precisione i problemi del tuo studio odontoiatrico, partendo dalla definizione degli obiettivi e delle priorità da intraprendere.

Un’Analisi Iniziale, fatta insieme, rileva fin da subito i problemi che frenano da troppo tempo la crescita dello studio.

I nostri consigli possono aiutarti ad inquadrare meglio la situazione, ma ricorda che se deciderai di intraprendere un percorso con noi dovrai anche essere pronto ad effettuare dei cambiamenti, magari rivedendo il tuo Business Plan oppure entrando nell’ottica di averne uno da seguire rigorosamente.

Per saperne di più contattaci, saremo lieti di rispondere alle tue domande e fissare un appuntamento per un’analisi iniziale presso il tuo studio dentistico.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore