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segreteria di uno studio dentistico

Come gestire la segreteria di uno studio dentistico nel controllo degli incassi?

Una visione chiara della situazione economica e una gestione puntuale della contabilità sono gli unici strumenti che ti permettono di avere realmente il controllo economico del tuo studio dentistico.

Per fare in modo che l’attività si sviluppi nella maniera più fluida e tranquilla possibile, però, gestire correttamente la contabilità non è sufficiente. 

Alla consapevolezza dell’esatto volume di denaro in ingresso deve corrispondere anche una precisa visione di quando questo denaro entrerà effettivamente nella cassa dello studio e, quindi, anche degli eventuali, immancabili, ritardi.

La contabilità, gli incassi e il ruolo della segreteria

Fermati un momento a fare mente locale sulla situazione degli incassi dai tuoi pazienti: conosci alla perfezione lo stato delle prestazioni incassate e non? Sono tutte saldate regolarmente? Ci sono degli insoluti?

Il problema è che, troppe volte, gli studi dentistici gestiscono i "piani di pagamento paziente" in modo superficiale.

Ad esempio, c’è chi si ostina ad affidarsi alla memoria, altri invece utilizzano dei sistemi di pianificazione ormai obsoleti (tipo il classico quaderno cartaceo), che possono causare perdite di tempo e, ovviamente, di denaro e la visione d'insieme della situazione finanziaria. 

Ti starai chiedendo: “Perché perdite di tempo?”

Principalmente per due motivi:

  1. Se hai riscontrato un problema di incasso con qualche paziente, allora quante altre irregolarità potrebbero esserci? Rischi di dover ricostruire tutte le situazioni aperte per avere una visione d'insieme chiara.
  2. Ti accorgi che un paziente ha saltato una scadenza, che fai? Non provi a chiamarlo? E se invece che uno solo fossero dieci, venti?
L’unica soluzione efficace è quella di stabilire dei "piani di pagamento paziente" precisi con i pazienti, oltre che un metodo efficace per gestirli.

In qualunque studio dentistico, è compito della segreteria occuparsi di questo aspetto del lavoro: esattamente come la segreteria pianifica un’agenda per gli interventi, devono essere predisposti anche dei "piani di pagamento paziente" con i vari pazienti. 

Piani che devono risultare perfettamente sostenibili e compatibili con la situazione contabile dello studio. 

Gestione degli incassi nello studio dentistico: gli errori più comuni

Ancora oggi molti studi dentistici portano avanti la loro attività con metodi obsoleti, che tuttavia, oggi andrebbero relegati alla storia. 

In studi di questo tipo, generalmente, il processo di lavoro si svolge all’incirca così:

  1. Il paziente prende appuntamento per una visita
  2. L'odontoiatra riceve il paziente e fa un preventivo sommario, il classico: “Ti costerà più o meno così. Intanto cominciamo, poi vedi che ci sistemiamo, non ti preoccupare”
  3. Il paziente accetta il preventivo e l'odontoiatra comincia il trattamento
  4. I conti vengono tenuti sulla scheda cartacea del paziente, perdendo però la visione d'insieme sulla situazione economica di tutti i pazienti con il trascorrere del tempo.
A un anno di distanza il paziente non ha ancora finito di saldare il conto, ma ormai è passato tanto tempo che anche la segreteria dello studio ha perso traccia della situazione, specie se ci si affida alla memoria o non utilizza un elenco preciso dei pazienti debitori.

Ma può anche non finire così. 

Può succedere che ci si ricordi di alcuni pazienti debitori e lo studio provi a chiamare il paziente per regolarizzare la situazione, e questo cominci a contrattare chiedendo sconti su sconti sulla scia di mille scuse. 

Il risultato è facilmente intuibile: tanto tempo perso, incassi mancati e umore non proprio alle stelle.

Purtroppo processi di questo tipo sono frequenti in studi non informatizzati: ma non è raro trovare situazioni simili anche in quegli studi che utilizzano già dei software gestionali, ma li usano in modo molto superficiale (ad esempio solo per fare preventivi e fatture).

Come gestire gli incassi in uno studio dentistico in modo efficiente

Ma allora, come dovrebbero essere gestiti gli incassi in uno studio dentistico?

Quotidianamente, la segreteria dovrebbe analizzare l’agenda dello studio, confrontando gli appuntamenti del giorno successivo con le scadenze dei "piani di pagamento paziente" già concordati coi pazienti.

In questo modo è possibile chiamare i pazienti per ricordare l’appuntamento ed eventualmente anche l’importo concordato da versare lo stesso giorno.

Sembra semplice, ma non è così!

Spesso, infatti, i pagamenti vengono diluiti nel tempo: acconto e saldo intervallati sono da una o più rate.

E se le date del piano di pagamento non coincidessero con le date degli appuntamenti in studio? Potrebbe succedere di pattuire più rate di quanti siano gli appuntamenti da eseguire, e questa diventerebbe una situazione più complessa da gestire.

Inoltre, nel caso in cui ci si affidi totalmente alla memoria e al lavoro pratico di una persona, ci si espone inevitabilmente a dei rischi fisiologici. 

Ad esempio, la mole di compiti e i ritmi frenetici delle giornate lavorative possono mettere a dura prova la memoria di chiunque o, più semplicemente, sarebbe sufficiente che la persona addetta alla segreteria si ammali per uno o più giorni per perdere traccia dello stato di avanzamento dei "piani di pagamento paziente" verso lo studio. 

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Serve usare con sapienza il giusto strumento per la gestione dei piani di pagamento

L’unica strada oggi percorribile per uno studio dentistico, per gestire senza intoppi i piani di pagamento, è dotarsi di un metodo automatizzato e collaudato. 

Un software gestionale dedicato, e utilizzato al massimo delle sue potenzialità, consente alla segreteria di ottimizzare i processi e accelerare i tempi e, di conseguenza, permette allo studio dentistico di ridurre gli errori – quindi le perdite – e risparmiare sui costi. 

Un gestionale ben progettato consente di gestire in modo semplice e intuitivo tutti i "piani di pagamento paziente", restituisce una visione precisa dello stato degli incassi, evidenzia le scadenze mancate e aiuta la segreteria nell’organizzazione ed esecuzione dei solleciti, già uno dei suoi compiti più gravosi.

In questo modo ogni scadenza insoluta viene evidenziata in tempo reale: questo consente di intervenire tempestivamente, segnalando la situazione al paziente nell’immediato. Sai perfettamente quanto sia difficile chiamare un paziente per ricordargli un debito che magari perdura da 4 anni. 

Un mancato pagamento non dipende per forza dalla mala fede del paziente, potrebbe semplicemente essere causato da una banale dimenticanza. 

Ecco, allora, che con un semplice avviso viene ripristinata la regolarità nell’immediato, un risultato che non sarebbe stato per niente scontato se la pendenza fosse emersa mesi o anni dopo.

Quali parametri considerare nella scelta del gestionale per studi dentistici

Avrai capito chiaramente che, per il tuo studio dentistico, il software gestionale è uno strumento importante al pari delle attrezzature mediche che utilizzi quotidianamente sui tuoi pazienti. 

Come scegli queste attrezzature? Per l’estetica? Perché hanno una qualche funzione del tutto inutile ma d’effetto? No di certo! 

Scegli i tuoi “attrezzi del lavoro” in base alla loro qualità, affidabilità e all’assistenza che ti viene fornita dal produttore. Questi stessi imprescindibili requisiti devono essere soddisfatti anche dal tuo software gestionale. 

Ma l’obiettivo di un buon software gestionale deve essere quello di supportare lo studio e la segreteria in tutte le fasi e i processi di lavoro, così da aumentare la redditività. 

E se ad oggi non stai sfruttando il 100% del potenziale del tuo software gestionale, allora ti invitiamo a contattarci per capire davvero come aumentare l’efficienza del tuo studio.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore