Mini briefing

Organizzare le attività dello studio dentistico: l’importanza del mini briefing

Questo è un tema molto spinoso al quale vorremmo dedicare la giusta attenzione.

L’organizzazione delle attività all’interno di uno studio dentistico è molto importante, spesso però, vuoi per pigrizia, vuoi per superficialità, vengono lasciate al caso, magari rimandate al giorno dopo e poi mai fatte.

Generalmente è così che si inizia a trascurare un compito importante: prima ne viene ridimensionata la priorità e poi viene tralasciato completamente.
Così facendo viene minata irrimediabilmente la buona gestione di uno studio dentistico.

È importantissimo invece saper dare la giusta importanza ad un compito e saperne valutare l’urgenza. In questo modo sarà possibile distribuire al meglio le mansioni durante la giornata, permettendo anche al personale di lavorare meglio, in maniera più serena ed efficiente.

In questo articolo tratteremo una di quelle attività che può davvero cambiare la giornata lavorativa, ma che moltissimi tralasciano o rimandano proprio perchè è un compito breve, quindi molto facile da bypassare: il mini briefing.

Un compito mini per una resa maxi

Come dice la parola, il mini briefing non è altro che una piccola revisione dell’agenda.

Si tratta di un momento in cui la segretaria o l’assistente principale si confronta con il dottore sugli appuntamenti del giorno dopo, portando alla luce eventuali interventi complicati, pazienti con una storia problematica, oppure semplicemente per organizzare la giornata lavorativa che verrà.

Le assistenti o la segretaria, proprio per una questione pratica, hanno un quadro più ampio dell’andamento dello studio e delle prestazioni, è bene quindi che tutto ciò venga condiviso e discusso, in modo da fronteggiare le questioni delicate al meglio e permettendo a tutto lo staff di lavorare bene ed in modo consapevole.

Questo non è responsabilità della sola segretaria, ma è il dottore che da buon professionista deve trovare il momento giusto da dedicare al mini briefing.

In molti diranno:
“perchè non posso lasciare che se la gestiscano le assistenti, visto che hanno una visuale più completa delle prestazioni e della storia dei pazienti?” 
La risposta è nei fatti!

Negli ultimi anni la professione dentistica è cambiata molto, il dottore non è più quello che arriva, fa gli interventi e poi se ne va a casa lasciando le scartoffie da sbrigare al personale.
Oggi il dentista che ha uno studio deve saperlo gestire a 360°, imparando ad organizzare il lavoro di tutti sotto l’aspetto tecnico ma anche quello interpersonale, cioè curando il rapporto con il paziente.

Quindi ricorda che tutto ciò che non fai oggi, purtroppo dovrai sbrigarlo domani, con il rischio che i compiti si accumulino creando stress e confusione sul lavoro.

Come si fa a trasformare un compito mini in uno dalla resa maxi?

Bisogna innanzitutto entrare nell’ottica che più si è organizzati meglio è.
Quando la giornata è stata pianificata infatti è molto più facile risolvere problemi o intoppi imprevisti senza scombinare l’andamento del lavoro.

Pianificazione lavoro studio

Per esempio se un paziente rinuncia all’appuntamento per motivi di salute o personali, sarà più facile gestire i tempi morti sfruttandoli in altro modo, magari approfittando per sbrigare un po’ di burocrazia o contattando un altro paziente che si sapeva già avere un’urgenza.

Programmare la giornata è importantissimo quindi per ottimizzare tempo e spazio, migliorando la qualità del lavoro e del servizio fornito al cliente.

Per spiegarci meglio ti propongo un caso studio che si riferisce proprio a questo.

Un caso studio reale

Parlo di uno studio di media/grande dimensione: 5 poltrone, 2 segretarie, 5 assistenti e quasi ogni giorno 3, a volte 4, operatori che lavorano in contemporanea.

Hanno una agenda importante, che ospita quotidianamente tra i 45 e i 60 appuntamenti.

Con tutti i pazienti che visitano quotidianamente, se non avessero una buona organizzazione interna, nel corso della giornata si potrebbero accumulare ritardi operativi uno dietro l’altro e situazioni difficili da gestire, con probabile malcontento dei pazienti.

Cosa fanno allora ogni giorno?
Fanno un gioco che si chiama “Chi pensa a chi / a cosa”.

In cosa consiste?
15 minuti prima di cominciare la giornata lavorativa, operatori, assistenti e segretarie si riuniscono nella saletta break dove si prende un caffè o si consuma uno spuntino.

In questa saletta c’è uno schermo LCD a parete dove possono visualizzare l’agenda elettronica con gli appuntamenti della giornata.

Il dottore titolare dello studio visualizza l’agenda della giornata e, in modo sequenziale, legge il nome di ciascun paziente in appuntamento.
Immediatamente qualcuno del gruppo, assistente, segretaria o operatore che sia, risponde a puntino su quanto riguarda quel paziente per quell’appuntamento.

In pratica ogni paziente in appuntamento ha un suo “angelo” dello studio che si prende cura di lui e che conosce la situazione che accadrà in quell’appuntamento stesso.
Saltano fuori gli aspetti più particolari: i lavori protesici da finalizzare (assicurandosi che i laboratori abbiano consegnato i manufatti il giorno prima), i pazienti con anamnesi pericolose, pazienti con scadenze amministrative in atto, prime visite, pazienti a cui presentare piani di lavoro etc etc.

Addirittura hanno anche la “lista di scorta” sempre aggiornata: per pazienti di igiene e conservativa, se dovesse occorrere un classico “buco” la segreteria ha già pronta una piccola lista di pazienti da chiamare per tentare di prendere un appuntamento “last minute” in modo da non lasciare l’operatore inattivo per una ora di tempo.

Ho assistito personalmente un paio di volte a questo particolare briefing… e devo dire che è impressionante la velocità e la prontezza con le quali ognuno del team risponde al nome del paziente citato dal titolare. Il tutto poi avviene in un clima di concentrazione che non si crederebbe possibile in 15 minuti, ed invece credo sia proprio quello il segreto.

Dopo aver letto tutti i nomi, e sentito una risposta per ognuno di essi, il titolare conclude con la classica espressione “bravi tutti, buona giornata e facciamo felici i nostri pazienti”.

Intendiamoci, quando ho manifestato la mia sorpresa al titolare dello studio per cotanta preparazione e affiatamento, lui con molta franchezza e onestà mi ha risposto : “ehhhh non pensare che siamo arrivati a punto in quattro e quattr’otto … ci sono voluti circa due anni di allenamento, e cercare di migliorare ogni volta qualcosa”.

Piccolo briefing quotidiano, per una grande organizzazione quotidiana.

Molte scuse e poca azione

Dentista disorganizzato

Perchè così tanti studi dentistici tralasciano la questione organizzativa in favore dell’improvvisazione?

Perchè molti compiti importanti vengono posticipati o tralasciati?

Forse perchè è molto più facile lasciare la responsabilità ad uno staff magari già oberato di lavoro, che fa fatica ad organizzarsi per mancanza di tempo oppure di capacità.

In quanto titolare dello studio devi essere tu il primo a tenere le redini della tua attività e permettere al tuo personale di lavorare nel migliore dei modi, non solo per creare un clima sereno e professionale, ma per garantire ai tuoi pazienti un servizio di qualità e far si che la loro fiducia nei confronti del tuo studio venga ripagata.

Per questo quei piccoli compiti che servono a gestire le attività giornaliere devono essere rivalutati e ripresi sotto alla giusta considerazione, per una migliore organizzazione e quindi una migliore offerta al paziente.

Non lasciare che la superficialità gestisca la tua attività ma sii tu il responsabile del tuo studio.

Non sei ancora convinto che nei prossimi anni la partita tra gli studi si giocherà nella migliore organizzazione dello studio e che sia una tua responsabilità?
Non possiamo aiutarti.

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Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore
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