Dentista

Odontoiatra o Manager?

Gestire il tuo studio odontoiatrico
è diventato sempre più complicato
in un mercato che cambia

dove la concorrenza è sempre più aggressiva

dove gli incassi diminuiscono

dove i pazienti spariscono

dove i costi aumentano

per non parlare della fatica ad incassare
il denaro per i lavori già svolti

Manager
odontoiatra o manager

Scopri cosa può fare ForDentist per te e il tuo studio

Scopri cosa può fare ForDentist per te e il tuo studio

Tempo fa gli studi odontoiatrici erano una miniera d’oro con ottimi margini economici, il paziente ubbidiva a tutto quello che diceva il dottore. Le parole del dottore erano sacre e lui era un'autorità.

I trattamenti erano più “semplici” ed erano “venduti” come pratiche cliniche a costo medio-alto.

Il paziente non aveva altri canali per informarsi rispetto a oggi.

Non c'era concorrenza da parte di società e strutture low-cost.

Adesso, invece, avere uno studio non significa fare sempre una vita agiata.

Anzi capita di vedere professionisti ultracinquantenni chiudere lo studio nella speranza di poter collaborare come consulente in studi di colleghi, oppure studi dentistici pieni di lavoro ma senza redditività.

Diverse sono le cause che hanno complicato la gestione di uno studio odontoiatrico nel corso degli anni e fra queste troviamo:

  • Aumento continuo dei costi spesso dovuti all’adempimento di nuove normative e certificazioni che rendono indispensabili consulenze esterne.
  • Burocrazia sempre più spietata nel chiedere adempimenti di carattere fiscale come la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitario, i nuovi studi di settore, lo spesometro… ogni mese ne arriva una nuova.
  • Concorrenza sempre più aggressiva per i numerosi “Low Cost” presenti su tutto il territorio nazionale, la pubblicità massiccia delle cliniche estere su televisione, giornali, riviste, internet.
  • Si aggiungono i colleghi che si associano creando poliambulatori molto organizzati e aggressivi nelle offerte.
  • Sempre meno tempo ed energie per pensare a come organizzare lo studio odontoiatrico, riducendosi a rincorrere le prestazioni, trascurando la gestione economica e promozionale.
Forse tra poco andrai in pensione e magari stai pensando di navigare a vista,
ma se hai un figlio o qualcuno che prenderà il tuo posto,
che tipo di situazione gli lascerai?
Oppure hai avuto la sfortuna di non aver mai visto i tempi d’oro,
e ti stai chiedendo se davvero dovrai andare avanti così per altri 20 anni!

Immagino che qualche volta puoi aver
pensato di cambiare mestiere,
di licenziare tutto il personale 
o di andare a collaborare in altri studi.

Ho una buona notizia per te:
i nostri clienti in questi anni hanno
aumentato la redditività dal 10 al 30%,
applicando i nostri protocolli di lavoro,
messi a punto dal 2003 ad oggi,
sugli studi odontoiatrici che abbiamo seguito.

In quale di questi problemi ti riconosci?

Controlli Fiscali

Controlli Fiscali

  • Sembra pazzesco ma più uno studio cerca di stare in regola con gli adempimenti fiscali e burocratici e più sarà relativamente alta la probabilità di un controllo fiscale.
    Perché?
    Semplice, le autorità competenti nei controlli (guardia di finanza, agenzia delle entrate, ecc) ogni anno devono effettuare una certa quantità di verbali con sanzioni (una sorta di budget) e quando scelgono chi controllare,
    indovina da chi vanno?
    da quello studio che ha un giro di fatturato di qualche centinaio di migliaia di euro,
    oppure da quello studio che ha un giro di poche decine di migliaia di euro ? 

La triste realtà è che quando viene presentato un verbale con sanzioni ti conviene sempre e comunque pagarlo in modo che siano “tutti contenti”: chi ha incassato la sanzione e chi l’ha pagata senza perdersi in lunghi e costosi ricorsi.

Difficoltà di incassare prestazioni già eseguite, a volte anni fa!

Difficoltà di incassare prestazioni già eseguite, a volte anni fa!

  • I pazienti spesso hanno i soldi, ma preferiscono andare in vacanza e far aspettare il dentista
  • Mentre svolgi il trattamento sul paziente ti accorgi che servono altre terapie per il suo bene, ma il costo aggiuntivo viene mal accettato
    ...e quindi il paziente dice “non avevo capito che dovevo spendere questi soldi in più !!! ”
  • la troppa disponibilità dello studio si trasforma in “diventare banca” per il paziente.

leggi QUI l'articolo su come recuperare i crediti su pazienti problematici

La concorrenza cresce

La concorrenza cresce

  • Il mercato si è allargato diventando più dinamico, oltre alla concorrenza di colleghi si sono aggiunte le società di capitale organizzate, in cui gruppi di investitori economici (che non sono medici) assumono giovani odontoiatri nel ruolo di direttore sanitario
Avere nuovi pazienti

Avere nuovi pazienti

  • La concorrenza è diventata tantissima e procacciare nuovi pazienti è diventato difficile
  • Promuovere la propria attività è un mestiere diverso dal fare il dentista, e non è facile orientarsi nella giungla dei consulenti esterni.
  • Le prestazioni di ogni studio vengono percepite dai pazienti come tutte uguali ed equivalenti.
  • Rimane solo l’abbassamento del prezzo come strumento per strappare qualche paziente alla concorrenza
Minore autorevolezza verso il paziente

Minore autorevolezza verso il paziente

  • Il paziente si informa da solo tramite altre fonti, tramite un'informazione più diffusa anche con l'avvento di internet e dei social network, diminuendo  l’autorevolezza di chi ha studiato tanti anni e ha la necessaria esperienza professionale
Diminuire le spese e gli sprechi

Diminuire le spese e gli sprechi

  • Difficoltà a capire DOVE sono gli sprechi, COSA tagliare che non causi disservizi o abbassamento della qualità
  • Difficoltà ad organizzare la giornata dei collaboratori, in modo che il loro lavoro sia efficiente e produttivo ...mentre i pazienti disdicono appuntamenti all’ultimo minuto
  • Difficoltà di prevedere i carichi di lavoro e quindi prendere decisioni consapevoli su acquisti di materiali o assunzione di collaboratori

leggi QUI l'articolo su come ottimizzare i costi dello studio

Mantenere i pazienti nel corso degli anni

Mantenere i pazienti nel corso degli anni

  • I pazienti non capiscono l’importanza del mantenimento e igiene periodica, e non apprezzano questo servizio: lo vedono solo come un metodo dello studio per spillare gli 80 € della seduta di igiene orale
  • È faticoso mantenere nel tempo il contatto con i pazienti, per scarsità di personale e insufficiente competenza nell’usare canali promozionali, come lettere informative, mail-list, campagne sms, pagina Facebook.
  • Il paziente arriva in studio solo per urgenze e non capisce l'importanza della prevenzione e di avere un odontoiatra di riferimento con cui creare un rapporto fiduciario 
    Questa è la principale differenza tra il professionista e una classica struttura Low Cost

Le strade a vicolo cieco

Se hai provato a fare di tutto per salvare o migliorare il tuo studio odontoiatrico, sicuramente sei incappato in una di queste situazioni, nel tentativo di fare un salto di qualità.

Corsi di formazione manageriale

  • Da anni girano molti formatori che tengono corsi di gestione per studi odontoiatrici
    Qual è il problema?
    Vengono dalla gestione aziendale generica,
    hanno studiato in manuali fatti sugli esempi delle multinazionali, 
    vai al corso una volta all’anno, poi torni in studio e non sai da dove iniziare.
    Questi formatori promettono risultati ma non ti assistono davvero passo per passo, e da solo ti ritrovi in mezzo alla palude.

Consulenti di gestione aziendale generica senza esperienza nell’odontoiatria

  • Qualche grande studio ingaggia questi consulenti costosissimi.
    Purtroppo queste persone arrivano con fare saccente ad imporre un modello teorico e rigido, costringendoti a lavorare con un sistema spesso complicato e faticoso da implementare.
    Un sistema molto diverso dal tuo modo di lavorare, che snatura completamente i tuoi punti di forza e ciò che ti ha reso autorevole agli occhi dei tuoi pazienti.

Copiare le scelte, i prezzi, le decisioni di studi famosi o di un collega che ce l’ha fatta

  • Non so quante volte mi è capitata la stessa scena a conferenze e seminari in cui gruppetti di dentisti si scambiano i propri listini prezzi al fine di capire se il problema fossero i prezzi sbagliati.
    L’equivalenza tipica è: lui è più famoso di me, se vende l’estrazione a 150 €, io posso venderla a 130 €.
    Cosa succede a stabilire un prezzo in questo modo, non tenendo conto dei veri costi dello studio odontoiatrico, del tipo di clientela, della zona di collocazione?
    Che ci si scontra con la dura realtà numerica, per cui i pazienti possono percepire i tuoi 130 € come esagerati, e i suoi 150 € come convenienti.
    Perché succede?
    Perché, per un paziente, il prezzo viene valutato esclusivamente secondo la percezione che lui ha del tuo studio odontoiatrico e secondo le sue abitudini di spesa.
    La sua percezione è la cosa più importante affinché decida di venire da te o da altri.
    Quindi prima di intervenire sui prezzi, è necessario intervenire sulla sua percezione e portarla a considerare come convenienti i tuoi prezzi.
    Può essere controproducente non solo copiare i prezzi, ma anche le scelte di altri, come per esempio la segretaria fissa o la marca di software gestionale per dentisti.
    Anche in questo caso ciascuno dovrebbe valutare la propria situazione, quello che è giusto in un caso, non è detto che lo sia in un altro.

Dotarsi di un software gestionale ritenuto il migliore sul mercato (su suggerimento del collega) per aumentare l’efficienza

  • Prima o poi arriva a tutti il fatidico dubbio: forse sono poco efficiente perché non ho il gestionale giusto. 
    Come viene scelto quello nuovo?
    Di solito guardando a cosa fanno i vicini o, a naso, l’azienda più famosa.
    Anche se tu avessi valutato in modo minuzioso le funzionalità e scelto quello che ti sembrava più utile, la brutta notizia è che ogni software gestionale ha pregi e difetti, ma chi li vende raramente ti aiuta a valutarli attentamente.
    Inoltre, anche quando per puro caso scegli il software giusto,  nessuno ti aiuta a capire come usarlo nel modo più efficace, e finisce per essere utilizzato al 10%.
    Quando invece scegli il software sbagliato, senti che il tuo modo di lavorare non si sposa con questo strumento, che ormai continui ad utilizzare perché l’hai pagato tanto e non sai cosa altro fare.

Sostituire le attrezzature ancora in buone condizioni con altre nuove e costose

  • Anche questo è un classico: vedere che il flusso di pazienti sta calando e dare la responsabilità al fatto che “non abbiamo attrezzature aggiornate”. 
    Tu credi che loro siano in grado di valutare se il tuo modello di riunito è uscito quest’anno o 3 anni fa?
    Spendi qualche decina di migliaia di euro, e pensi che ti torneranno entro breve perché vedranno che hai un riunito nuovo?
    Non è così.
    L’attrezzatura è importante ma non si può cambiare “tanto per provare a rilanciare lo studio”. Ti ritroveresti con l’attrezzatura nuova, molto meno denaro o tante rate da pagare. Mettere il depliant della casa produttrice non è minimamente sufficiente a far percepire ai pazienti i benefici della nuova attrezzatura.

Acquistare costose attrezzature innovative per prestazioni saltuarie

  • L'acquisto di nuove attrezzature innovative va assolutamente ponderato tramite un piano di rientro, calcolato e valutato con le reali condizioni di mercato. E' alto il rischio di avere un'altra attrezzatura inutilizzata - messa in un angolo – che aggrava una situazione già poco allegra. 
    E’ un dato di fatto che le prestazioni innovative spesso sono difficili da far accettare ai pazienti.

 

Rinnovare lo studio (arredamento, tinteggiatura, ecc) con l’idea di rinnovare l’immagine

  • Rinnovare lo studio odontoiatrico significa fare un investimento molto importante.
    Uno studio in difficoltà non dovrebbe mai affrontarlo senza un progetto a medio termine che garantisca la copertura e che sia ragionato in un’ottica di rilancio globale dello studio.
    In mancanza di questo approccio, rischia di mettere in ginocchio un bilancio già critico.

Licenziamento dei dipendenti

  • Quando le cose non vanno benissimo, alcuni licenziano uno o più dipendenti, nella speranza di diminuire le spese.
    La scelta, in assenza di indicatori oggettivi, può essere solo soggettiva (empatia, impressioni, percezioni), e magari non porta ad una vera risoluzione del problema e potresti perdere una risorsa importante dal punto di vista del tuo bilancio e scontentare i pazienti.

Imparare a gestire lo studio come un’azienda

Diciamoci la verità: la situazione non cambierà da qui ai prossimi 10 anni nel nostro paese.

Il trend segna una leggera ripresa ma che rimane soffocata dalla mancanza di crescita dei consumi.

Il futuro dell'odontoiatria risiede in un’evoluzione verso un modello di CLINICA DELLA SALUTE ORALE E DEI TRATTAMENTI ESTETICI.

Una struttura organizzata, trainata da un cambiamento crescente nel modo di relazionarsi alle persone, in una società dove l'aspetto estetico e l'apparire sono elementi fondamentali sia nelle relazioni sociali che lavorative.

Guardando il mercato americano (area di riferimento per capire l'andamento futuro degli stili di vita) secondo una ricerca di qualche tempo fa dell’American Academy of CosmeticDentistry, quasi la totalità (99,7%) degli adulti americani ritiene che il sorriso sia una vera e propria risorsa nelle interazioni sociali e, in particolare, il 74% considera un sorriso poco attraente un ostacolo al successo in ambito lavorativo.

Ci sono rilevamenti statistici precisi in merito!
Secondo un'indagine dell'autorevole Agenzia di Marketing Research Key-Stone, si afferma che in Italia circa la metà di tutti i nuovi casi trattati siano realizzati con dispositivi estetici.
Inoltre si sta assistendo al maggior tasso di crescita proprio in questo segmento dell’estetica.

- Immagini riprodotte su gentile concessione di Key-Stone -

Il futuro si delinea come uno scenario di questo tipo:

Il futuro si delinea come uno scenario di questo tipo:

I servizi comuni saranno sempre più soggetti a concorrenza low cost.
I servizi ad alto valore come quelli estetici cresceranno ma solo per chi si attrezzerà di strumenti e conoscenze per gestire uno scenario complesso.

Lo scenario è reso complesso da una miriade di fattori che influenzano la domanda dei pazienti e l’offerta degli studi.

Come si vede sotto, i pazienti sono influenzati da fattori demografici, culturali, tecnologici, economici, sanitari.

Gli studi sono influenzati invece da fattori professionali (terapie), normativi e industriali (macchinari).

Tenere tutto questo in equilibrio finanziario non è da tutti

Tenere tutto questo in equilibrio finanziario non è da tutti

A questo punto hai 3 alternative

  1. Continui a lavorare in modo “deprimente” senza fare cambiamenti nella speranza che la crisi passi, fino a quando chiuderai o cederai lo studio.
  2. Scegli di percorrere una delle “strade a vicolo cieco” spiegate sopra, con i problemi connessi.
  3. Inizi a gestire il tuo ambulatorio secondo alcuni criteri di economia aziendale senza necessariamente diventare un manager.
Cosa significa?

All’università ti avevano detto che bastava essere un bravo odontoiatra per avere una carriera luminosa, tutto era incentrato sulla crescita culturale e sulla formazione scientifica con l’idea di avere in mano “il sapere”.
Libri, conferenze, esami: tutto questo, ti dicevano, avrebbe contribuito a farti diventare detentore della “conoscenza clinica”.

Invece poi è arrivata la doccia fredda dell’esperienza pratica; ti sei reso conto che non ti hanno insegnato a:
  • avere a che fare con i pazienti,
  • cercare di porsi nel modo più professionale possibile,
  • dimostrare di essere all’altezza delle prestazioni cliniche offerte,
  • avere anche capacità di comunicazione,
  • capacità manageriale,
  • essere addirittura un economista. 
Sono tutte competenze che alla facoltà di odontoiatria non ti hanno insegnato ed ancora oggi a fatica si possono trovare nelle facoltà private.

Quando ti sei iscritto all’università nessuno ti ha detto che l’attività di odontoiatra sarebbe stata minoritaria rispetto a quella chiamata “gestione dello studio dentistico”.

Nessuno ti ha detto che oltre ad essere un gran professionista, saresti dovuto diventare anche un imprenditore della tua attività, del tuo studio.

In conservativa ti hanno insegnato a riempire cavità dentali ma non a “riempire” il riunito.

“nessuno ti ha insegnato a riempire questa”

immagine riunito

Per “riempire” il riunito ci vuole un corso specifico?

Non penso che basti solo un corso, più probabile che serva un PERcorso.

Dal 1996 lavoro in questo settore e mi sono reso conto che servono una serie di attitudini e soprattutto competenze  riassumibili in un unico termine “GESTIONE AMBULATORIALE”.

“Gestione ambulatoriale” significa monitorare l’andamento dello studio periodicamente, con un cruscotto semplice con pochi dati ma importanti, che, come le spie dell’automobile segnalino situazioni critiche, prima di un disastro.

Guardare regolarmente dati mensili, come per esempio:

  • Incassi e spese
  • Produttività degli operatori
  • Produttività delle varie discipline odontoiatriche

È VITALE per misurare lo stato di salute dello studio sia in termini economici che gestionali.

I dati economici ci dicono se stiamo bruciando soldi, se stiamo dilapidando la fortuna accumulata in passato.

I dati gestionali ci dicono se l’organizzazione del lavoro così come è adesso sta funzionando, o sta mettendo in grave difficoltà lo studio.

Il cruscotto direzionale dello studio

Come il cruscotto dell’auto ti segnala tutti i parametri importanti per guidare in sicurezza, allo stesso modo un cruscotto informatico ben fatto ti permette di guidare lo studio al meglio.

Qui sotto un esempio
kpi.jpg

Un buon cruscotto dovrebbe mostrare queste informazioni

Tipo di Statistica Descrizione Statistica
NUOVI PAZIENTI NEL PERIODO Valutare il numero di nuovi pazienti arrivati in studio, fondamentale, ad esempio, dopo una azione di marketing per poterne valutare l’efficacia
INCASSI E SPESE NEL PERIODO E RAFFRONTO CON ANNI PRECEDENTI Bilancino economico di entrate e uscite dello studio, il classico “conto in tasca” che lo studio deve controllare mensilmente per capire il cashflow
PRODUZIONE PRESTAZIONI NEL PERIODO SUDDIVISE PER SPECIALIZZAZIONE E PER OPERATORE

Gli incassi sono importanti ma sono una diretta conseguenza della produzione
- no produzione, no incassi -
Capire quale specialità o quale operatore siano più redditizi per l’economia dello studio è uno step molto importante

BUDGET DI PRESTAZIONI PRENOTATE IN AGENDA Serve per capire quante prestazioni (e relativo valore in €) siano già previste e programmate per il prossimo mese, i prossimi tre mesi e oltre.
BUDGET DI PRESTAZIONI ANCORA DA ORGANIZZARE Rappresenta “quanta carne” è sul fuoco e bisogna stare attenti a non bruciarla. Sono finiti i tempi in cui si andava fieri di avere l’agenda occupata per mesi e mesi, con l’ampia scelta che oggi ha il paziente… se tu non hai posto, lui telefona a qualche tuo collega più libero
PAZIENTI DEBITORI SU PRESTAZIONI GIÀ’ RICEVUTE Si dovrebbe lavorare sempre coi soldi in tasca - certo sembra un miracolo - ma diciamo che sarebbe già positivo tenere strettamente sotto controllo i pazienti debitori
ANALISI NUOVI PREVENTIVI Rappresenta la “nuova linfa” per incrementare il lavoro dello studio: analisi settimanale o al massimo mensile
ANALISI PREVENTIVI ACCETTATI E DA ACCETTARE Per mantenere la buona salute economica dello studio è importante che i preventivi da accettare e accettati siano continuamente sotto controllo allo scopo di avere sempre nuovo lavoro.

Questo significa diventare un MANAGER?
Non necessariamente!

Gli odontoiatri che seguiamo sono rimasti bravi clinici
perché hanno incaricato una persona di fiducia,
o sono diventati loro stessi bravi gestori
dell’ambulatorio e della squadra di collaboratori,
con il nostro aiuto.

Puoi diventarlo anche senza il nostro aiuto?

Siamo onesti: se sei disposto a investire molte ore a settimana, per almeno 12-24 mesi, e fare diverse prove per capire cosa funziona per te e cosa no, puoi diventare un buon gestore.

Se invece vuoi rimanere concentrato sul tuo lavoro clinico, avere risultati fin dai primi mesi, avere una guida che ti dica i passi da seguire, noi possiamo aiutarti da subito.

La soluzione ForDentist

Da dove iniziamo?

Dal momento che non crediamo in un percorso che parta dalla sola formazione teorica (come i soliti corsi da una o due giornate), ci proponiamo di iniziare gradualmente.

In questo modo non rischi di sprecare un budget importante, e sei in grado di capire in breve tempo se siamo l’aiuto che stai cercando.

Di sicuro non imporremo il cambio del gestionale o delle attrezzature.

Non vogliamo venderti nulla di predefinito, ma aiutarti a riportare il benessere economico nel tuo studio.

Come lavoriamo?

Invece di arrivare con preventivi di ogni genere, partiamo dalla nostra ANALISI INIZIALE

L'ANALISI INIZIALE è una sessione di analisi da fare insieme presso il tuo ambulatorio, approfondendo gli argomenti che ti stanno a cuore e rilevando:

  1. i problemi che per te oggi frenano la crescita dello studio
  2. i problemi che oggi tu non rilevi e che in realtà vanno a minare il successo dello studio
Solitamente dura circa mezza giornata.

Fatta questa fase, avrai da subito indicazioni pratiche su dove intervenire per avere i primi benefici, senza acquistare altri nostri servizi.

Costiamo molto o poco?

La nostra consulenza è il frutto di tanti anni di esperienza (dal 1996) nel seguire gli studi odontoiatrici.

Migliorare davvero la situazione economica dello studio odontoiatrico è una cosa che pochi sanno fare nella pratica.
Dal momento che noi facciamo poche parole e molti fatti, questi fatti è giusto che abbiano il loro compenso.

Quindi costiamo molto se pensi di non aver bisogno di noi, costiamo poco se hai percepito quanto vale quello che facciamo.

Quanto costa l

Quanto costa l'ANALISI INIZIALE FORDENTIST?

l'ANALISI INIZIALE costa 497€ + iva
(tutto compreso presso il tuo ambulatorio)

Per avere ANALISI INIZIALE è necessario fare la prenotazione
con il versamento di un acconto di 250€ + iva (305€ iva compresa)
Poi il pagamento del saldo sarà da eseguirsi
soltanto alla conclusione della consulenza.

Ordina e Paga con Bonifico Bancario

 

L’ANALISI INIZIALE risolverà tutti i tuoi problemi?

Se ti aspetti che mezza giornata di consulenza sia una bacchetta magica che risolve anni o decenni di inefficienze, meglio che sgombriamo il campo da equivoci e ti diciamo con molta onestà che non sarà così.

Sarà necessario un impegno anche da parte tua e dei collaboratori.

Sarà un percorso da fare insieme, ma tu dovrai essere il comandante della tua nave.

Se non sei convinto di voler uscire da questa situazione,

FORDENTIST

non potrà salvarti.

L’ANALISI INIZIALE non serve a sistemare tutte le magagne in un baleno.

Serve a farti capire chi siamo, come lavoriamo, quanto possiamo esserti utili da subito, con un minimo investimento

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La nostra esperienza
- numeri e casi -

Dal 1994 lavoriamo nel settore odontoiatrico nell'ambito dell'organizzazione e informatizzazione degli studi odontoiatrici e da allora abbiamo installato i nostri software gestionali e abbiamo formato il personale in oltre 300 studi in tutta Italia, affrontando classicamente situazioni così raggruppabili:


  1. STUDI TOTALMENTE SU CARTA
    in cui tutte le fasi di lavoro e l'organizzazione dei processi erano basati su agende cartacee, post-it, bollettari e senza un controllo preciso e con dati raramente aggiornati

  2. STUDI SU CARTA E SU COMPUTER
    in cui alcuni processi di lavoro erano basati su gestione cartacea (agenda, schede cliniche, referti, ecc) e altri svolti con il software gestionale (preventivi, fatture) generalmente installato SOLO in segreteria e utilizzato come “calcolatrice” al fine di emettere fatture e poche volte per registrare anche le spese dello studio. Tutto si traduce in un doppio lavoro (aggiornare computer e materiale cartaceo) con conseguente doppia possibilità di commettere errori nel registrare i dati

  3. STUDI COMPLETAMENTE SU COMPUTER MA USATO IN MODO “SEMPLIFICATO”
    il cui le fasi di lavoro erano svolte con l'utilizzo di un software gestionale ma senza la necessaria preparazione: in pratica il software era utilizzato in modo “SEMPLIFICATO” per espletare i compiti quotidiani, ma non c’era nel personale la giusta conoscenza per ricavare le informazioni utili al fine della crescita economica dello studio

CASO (1) STUDIO TOTALMENTE SU CARTA CHE PASSA AL DIGITALE

Un esempio classico di quanto convenga passare all’informatica piuttosto che rimanere su carta:
  • una assistente che ogni giorno deve tirare fuori cartelle pazienti e perde un'ora e mezza di tempo
  • poi alla sera deve rimettere a posto le cartelle e perde un'altra ora e mezza (in realtà perde + tempo perché qualche cartella sarà ancora da aggiornare)

significa perdere (in un calcolo standard):
  • 3 ore al giorno
  • 15 ore alla settimana (lavorando da lunedi a venerdi)
  • 630 ore in 42 settimane lavorative in un anno
  • Se consideriamo 7€ il compenso orario netto (lasciamo perdere i contributi e tutto il resto) dell’assistente, possiamo calcolare [(630 ore) x (7€)] = 4.410 € spesi in un anno per gestire manualmente le schede cartacee
  • Anno dopo anno diventano decine di migliaia di euro, solo per questa cosa.

Sapendo che una versione anche base di qualunque software gestionale, su 2 o 3 computer, ha un costo di circa € 2000. Ti rendi conto che in 6 mesi potresti avere il software gestionale senza spendere nulla?

L’esempio che ti ho sopra riportato, in realtà è la storia vera di uno studio di Bologna mio cliente che nel 2006 ha deciso di fare questo investimento in “riorganizzazione della modalità di gestione dello studio.”

Dal 2006 a oggi (2016) abbiamo 4.410x10 anni = 44.000 € RISPARMIATI!

In realtà a me piace pensarli come REINVESTITI perché da quando questo studio è passato ad una gestione informatizzata, l’assistente dedica quelle 3 ore giornaliere per:

  • fare recall ai pazienti,
  • ricordare gli appuntamenti in agenda del giorno dop
  • tenere sotto controllo le situazioni debitorie dei pazienti
  • trovare con un click quei pazienti rimasti senza appuntamento a fronte di prestazioni ancora da eseguire
  • compilare una semplice Prima nota spese dello studio in modo da avere il “polso economico” dello studio (ossia CashFlow dello studio, "conti della serva", chiamali come vuoi …)
  • passare in formato elettronico fatture incasso/spese al commercialista in modo da avere anche la situazione fiscale dello studio sempre aggiornata (e non arrivare al 20 dicembre col commercialista che ti chiama dicendoti “siamo un po’ alti con gli incassi … pagherai un sacco di tasse … non hai qualche spesa da fare ?”)

Lo studio sta migliorando i servizi verso il paziente,
cresce la percezione positiva verso i pazienti
posizionandosi sempre di più come studio leader nella zona.

CASO (2) STUDIO CON SEGRETERIA “COLLO DI BOTTIGLIA” DIMEZZA IL CARICO DI LAVORO ED EVITA DI AGGIUNGERE UN NUOVO COLLABORATORE

In questo caso abbiamo finalmente l’arrivo della TECNOLOGIA:
tipicamente c’è un computer in segreteria dal quale si gestisce la contabilità dei pazienti in modo digitale.

Tuttavia si compiono ancora alcune operazioni su carta come nel caso 1: la peggiore di tutte è il solito tirare fuori le schede pazienti ogni mattina e riporle negli schedari la sera.

Una perdita di tempo pazzesca!


Il flusso di lavoro si svolge in questo modo:

  • terminata la seduta clinica col paziente, l’assistente lo accompagna in segreteria e, se è brava, scrive sulla cartella cartacea cosa gli è stato fatto.
  • La segretaria deve leggere lo scritto dell’assistente (sempre che sia leggibile) e da ciò deve dedurre che tipo di prestazione addebitare al paziente.
  • A questo punto si è pronti ad emettere fattura al paziente col computer.
  • I dati della fattura (data, numero fatt. e importo) dovranno poi essere poi riportati a mano anche sulla scheda cartacea del paziente in modo che il titolare di studio possa vedere nel corso della terapia come procedono i pagamenti. 

ATTENZIONE: non è finita ancora, il paziente deve poi fissare il prossimo appuntamento.


Quanto tempo si perde in tutto questo scrivi, trascrivi, ricopia?


Siamo sicuri che le informazioni sulle schede cartacee e quelle registrate su computer siano le stesse e sincronizzate ogni giorno? Quanto “costa” questo doppio aggiornamento dei dati ?


Se sei mediamente fortunato, dal termine della seduta a quando il paziente lascia libera la segreteria, possono passare 5 minuti buoni. Moltiplicati per 10 pazienti siamo già praticamente ad 1 ora di tempo, solo per questa operazione.


Ti racconto la situazione di uno studio di Reggio Emilia (mio cliente dal 2008) così composto:
odontoiatra titolare di studio, 2 assistenti tutto fare, 3 poltrone e un paio di collaboratori.


Tra le 2 signorine, Maria (nome di fantasia) era maggiormente votata per le attività di segreteria rispetto a Laura (nome di fantasia).


Il problema nasceva in quei giorni in cui lavoravano sia il titolare di studio che il collaboratore di Conservativa:
le due signorine erano entrambe in assistenza.
Aggiungiamoci anche che un paio di giorni alla settimana c’era pure l’igienista.


Maria chiaramente in quei giorni arrivava sfinita a fine servizio per ovvi motivi, doveva assistere e fare al 90% il lavoro di segreteria.


Frustrante era anche la situazione in cui Maria veniva trattenuta in segreteria da quel paziente “particolare” che per fissare un appuntamento doveva interpellare anche il Presidente della Repubblica, oppure quel paziente che voleva chiarimenti sulla sua situazione contabile ma Maria non aveva ancora allineato i dati della scheda cartacea con quelli del computer.


Durante tutto questo Maria era logicamente chiamata dal medico per essere assistito, doveva riordinare/pulire la stanza a fine seduta etc. etc.
Laura dal canto suo assisteva già l’altro medico e se riusciva puliva la sua stanza, faceva un salto in sterilizzazione e tentava di aiutare Maria con il riordino della sua stanza.


Cosa ho trovato nel 2008 quando ho conosciuto questo studio?


A livello gestionale, caos, frenesia massima, accumulo di ritardi per i pazienti (mediamente circa 25/30min), un clima di lavoro veramente teso e snervante (mezze urla a denti stretti).
Lasciamo perdere la situazione debitoria dei pazienti "fuori controllo totale!"


La segreteria mi è subito apparsa come il collo di bottiglia per le attività gestionali dello studio.
E’ stato sufficiente osservare i flussi lavorativi per mezza giornata.

E’ vero che stampare fatture col computer è più veloce perché parte dei dati (anagrafica paziente) è già inserita, ma il tempo veniva perso al termine di ogni seduta in cui Laura doveva comunicare a Maria cosa era stato fatto al paziente così che Maria potesse addebitare le giuste prestazioni.


Sembra poco, ma in quel “comunicare cosa è stato fatto al paziente” si perde tempo e qualità dell’informazione di terza mano: il dottore diceva a Laura che riportava a Maria: 2 passaggi in cui si perdevano il 50% delle informazioni!
Nonostante ciò capitava pure che Maria dovesse comunque chiedere ulteriori specifiche al dottore.


In quel 2008 il titolare stava già considerando di trovare una persona da inserire in studio per sbrogliare meglio il caos che si era annidato ormai da parecchio tempo.


Sappiamo benissimo entrambi che inserire una nuova assistente in studio non è il lavoro più semplice del mondo, vero?


Ecco perchè la mia prima osservazione fu quella di provare a riorganizzare compiti e mansioni, sfruttando meglio la tecnologia che di cui lo studio si era dotato.


In 3 mesi cosa abbiamo fatto:

  • Ci siamo assicurati che il gestionale fosse usato “in rete”: ovvero in segreteria ma anche nelle 3 sale operative.
    Questo ha consentito di decentrare i compiti della segreteria anche nelle sale operative
  • Giorno per giorno, sono state caricate le schede cartacee su computer (grazie al nostro metodo V.I.P.) affinché si evitasse la mattina di dover tirare fuori (e la sera rimettere dentro) le schede cartacee
  • Si è iniziato ad aggiornare la scheda del paziente direttamente su computer mentre lui si prepara a lasciare la sala operativa
  • Laura non cerca più Maria per dirle cosa e’ stato fatto al paziente ma lo scrive direttamente nelle note della seduta (dal suo computer)
  • Avendo l’agenda in formato elettronico, questa è disponibile anche nelle sale operative, e così l’igienista può fissare gli appuntamenti in modo autonomo (ulteriore sgravio per Maria).
  • Dopo pochi mesi l’igienista è diventata autonoma anche per la prestazione clinica fino all’emissione della fattura. 

In pratica Maria o Laura devono solo pensare solo all’incasso.


Ad oggi, dopo ormai diversi anni, lo staff dello studio di Reggio Emilia è aumentato solo nel numero di collaboratori, le ragazze sono sempre le stesse, Maria e Laura, che sono adorate dai pazienti.


Tutto il team lavora finalmente in un clima positivo e produttivo.


Il segreto è stato decentrare, o distribuire che dir si voglia, un modo di lavorare che, come ogni novità, inizialmente necessita di un po’ di rodaggio, ma che nel giro di qualche mese ti porta a lavorare molto meglio e risparmiare i 20.000€ e oltre all’anno per una persona in più nello staff, come è successo al mio cliente.
Senza contare tutti i problemi di inserimento e formazione che sono legati all’aggiunta di una nuova figura ausiliaria.

CASO (3) DA GESTIONE DIGITALE “SEMPLIFICATA” A SISTEMA DI GESTIONE DELLE DECISIONI OPERATIVE

In questo caso lo studio odontoiatrico che da anni aveva un sistema informatico installato in rete che gli consentiva di gestire agenda, cartelle pazienti, immagini radiografiche, foto e soprattutto la parte economica riguardante il paziente.


Tutto bello, tutto funzionante ma … usavano il sistema solo al 20%.
Inserivano i dati medico/contabili, ossia preventivi e fatture, senza ricavarne informazioni utili per la crescita dello studio.


Questa situazione mi evoca sempre l’immagine di una Porsche guidata fino alla 2° marcia, nel senso che hai un gran strumento sotto mano ma non hai la giusta formazione per utilizzarlo.
E’ il modo peggiore di fare qualsiasi tipo di investimento.


Un sistema gestionale deve essere nutrito quotidianamente con l’inserimento dei tuoi dati (dati clinici, contabili, immagini etc etc) ma poi lo stesso sistema deve metterti a disposizione, in maniera semplice e ripetitiva, un “cruscotto di controllo" che ti permetta di prendere le giuste decisioni, che ti consenta di raddrizzare il tiro, correggere la rotta.


Diverse volte mi è successo di imbattermi in studi attrezzati già con software che tecnicamente avevano le capacità per poter generare dei dati da interpretare, ma nessuno aveva spiegato loro come estrarli e come interpretarli.


Questo mio caro cliente del centro nord ha tuttora uno studio dalle dimensioni importanti:

  • oltre 10 sale operative,
  • oltre 15 persone tra assistenti e segretarie,
  • oltre 8 collaboratori tra odontoiatri e igieniste

Prima di conoscerci, calcolavano i totali ma non li confrontavano tra di loro nei diversi periodi per capirne le variazioni e i trend.


Oppure per quantificare i nuovi pazienti del mese scorso una delle segretarie scorreva l’agenda appuntamenti e li contava ogni volta a mano!

Qual è stato il mio compito?
Quello di far continuare il normale lavoro quotidiano dello studio, ma inserendo accorgimenti che hanno consentito di prendere decisioni importanti.


Infatti, dopo un paio d’anni:

  • hanno rafforzato il comparto igiene con inserimento di una ulteriore igienista
  • hanno affiancato una segretaria alle due igieniste per abbassare la quota di mancati appuntamenti, che sono passati dal 20% all’8%
  • hanno aumentato la redditività del comparto endodonzia (+32% ) cambiando tecniche di lavoro che hanno diminuito sensibilmente i tempi operativi
  • monitorano più facilmente i nuovi pazienti con le relative proposte di trattamento, aumentando le percentuali di accettazione dei preventivi (+25%)
  • allo studio è stato insegnato un nuovo metodo di “ricontatto” del paziente con preventivo in mano ma ancora indeciso
  • da un anno hanno un secondo ortodontista visto l’aumento di nuovi piccoli pazienti.

Ad oggi, posso dirti che in questo studio le mosse future vengono decise su dati periodicamente elaborati e mostrati nel cruscotto direzionale (disponibile in ogni momento nel software di gestione).


Queste sono le situazioni che mi danno maggiore soddisfazione, è come aver scalato la montagna e godersi finalmente il panorama.

Il metodo ForDentist

Dopo tanti anni di esperienza negli ambulatori, dopo aver formato tanti operatori, abbiamo molto chiaro che non possiamo imporre un tipo di organizzazione standard dello studio,
ma possiamo usare il nostro Metodo ForDentist per individuare i punti critici e le soluzioni, caso per caso.

Non imponiamo mai strumenti e tecniche astratte.

Ci caliamo nel caso specifico, nella sua posizione geografica, la dimensione dello studio, le abitudini e i modi di lavorare degli operatori, e molto concretamente diamo istruzioni precise per cominciare a vedere gli effetti desiderati.

“Ma noi abbiamo sempre fatto così…”

einstein.jpg

Attenzione!

E’ nostro dovere avvertirti che non avrai nessun beneficio dalla nostra consulenza,
se non sarai disposto a modificare alcuni comportamenti o abitudini attuali.

 

Se ritieni che tu abbia bisogno di mettere a posto qualche aspetto della gestione ambulatoriale, è evidente che per uscire da questa situazione vanno modificate alcune abitudini che a forza di ripeterle si danno per scontate e immodificabili.

Senza l’aiuto di un osservatore esterno è difficile vederle.

Non solo, magari se ne vede una poco significativa, ma si trascurano quelle più rilevanti.

Trovare le soluzioni e metterle in ordine di importanza fa parte del lavoro del consulente.

Per questo in poco tempo siamo in grado di portare benefici concreti a patto che tu sia disposto a provare quello che ti suggeriamo.

Facciamo crescere il tuo studio

La paura di sbagliare!

Gli errori fanno parte del processo di miglioramento.
La nostra esperienza può evitarti alcuni errori futuri, o correggere più velocemente quelli già compiuti.

La nostra storia

FORDENTIST è un marchio che fa capo ad Arcangelo Zullo.

Lavora nel settore dal 1996, nella divisione informatica di una società di corsi e formazione per l’odontoiatria.

Nel 2003 ha fondato la società Biosfera Srl con il socio Carlo Narcisi, continuando a sviluppare consulenza e servizi informatici agli ambulatori.

In collaborazione con medici dentisti, odontoiatri e consulenti aziendali, nel corso di questi anni ha maturato notevole esperienza nella formazione dello staff e gestione ambulatoriale.

I clienti sono presenti su gran parte del territorio nazionale.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloIdeatore e Fondatore del Metodo FORDENTIST
Ideatore e sviluppatore dal 1996 di prodotti multimediali per l’apprendimento e la formazione in campo odontoiatrico.
Co-Autore dello sviluppo di software per la gestione di studi odontoiatrici e responsabile della relativa formazione all'uso presso i clienti.
Relatore per ANDI e OMCeO per l’impatto dell’informatizzazione dello studio nel normale processo gestionale dell’attività quotidiana.
Comunicazione, Marketing e Controllo di gestione alla base dello studio odontoiatrico di successo.
Training Manager per la formazione del personale dello studio odontoiatrico e l’avvio all’informatizzazione o per il miglioramento dell’attività gia informatizzata.
Ideatore del metodo V.I.P. (Veloce Immediato Pratico) per trasformare la gestione dei dati dello studio da cartaceo a digitale in pochi semplici passi.
Dal 2005 si occupa esclusivamente di procedure e protocolli di lavoro per accompagnare/sostenere lo studio odontoiatrico nell'era del digitale e del controllo economico/gestionale.
Dal 2016 ha raccolto sotto il nome di ForDentist una metodica di lavoro frutto dei tanti anni di esperienza e frequentazione degli studi odontoiatrici sul territorio nazionale.
"Il segreto - dice Arcangelo - è di andare a trovare lo studio dentistico a casa sua .. .tra le sue mura. Solo così puoi sperare in un rapporto di lavoro basato su spontaneità e sincerità, perché quando si parla della tua attività lavorativa che ti occupa tutta la giornata e deve portare risultati ... c'è poco da scherzare ! "

Studi con cui abbiamo lavorato
recentemente

Dr. Montanari Mario

Dr. Montanari Mario

Vicenza

Dr. Massimo Miotto

Dr. Massimo Miotto

Schio - VI -

Dr. Martini Lorenzo

Dr. Martini Lorenzo

Schio - VI -

Dr. Christian Alberti

Dr. Christian Alberti

Rosà - VI -

Clinica Tealdo

Clinica Tealdo

Santo Stefano Belbo - CN

Dr. Marco Gallo

Dr. Marco Gallo

Busca - CN -

Dr. Rivarossa Enrico

Dr. Rivarossa Enrico

Alba - CN -

Dr. Paolo Nicola

Dr. Paolo Nicola

Borgo Panigale  - BO -

Dr. Fabio Rossi

Dr. Fabio Rossi

Bologna

Dr.ssa Zini e Dr. Federzoni

Dr.ssa Zini e Dr. Federzoni

Modena

Dr. Greco Gabriele

Dr. Greco Gabriele

Barge - CN -

Dr. Giuseppe Castorina

Dr. Giuseppe Castorina

Motta di Livenza - TV -

Dr. Gian Paolo Montosi

Dr. Gian Paolo Montosi

Modena

Dr. Barbieri Nando Dr. Serra Stefano

Dr. Barbieri Nando Dr. Serra Stefano

Repubblica di San Marino

Dr. Lamma Achille

Dr. Lamma Achille

Medicina - BO -

Dr. Grandi Tommaso

Dr. Grandi Tommaso

Modena

Dr. Sciacca Stefano

Dr. Sciacca Stefano

Modena

Dr. De Chiesa Alberto e Franco

Dr. De Chiesa Alberto e Franco

Saluzzo - CN -

Dr. Bazzoli Mauro Dr. Mainetti Tommaso Dr. Treccani Massimo

Dr. Bazzoli Mauro Dr. Mainetti Tommaso Dr. Treccani Massimo

Brescia

Dr. Bessone Erik e Massimiliano

Dr. Bessone Erik e Massimiliano

Cuneo

Dr. Bergese Bruno

Dr. Bergese Bruno

Spinetta - CN -

Studio De Faveri

Studio De Faveri

Castelfranco Veneto

Dr. Casavecchia Giorgio e Piero

Dr. Casavecchia Giorgio e Piero

Ravenna

Dr. Marco Caneva

Dr. Marco Caneva

Lignano Sabbiadoro - TS -

Dr.ssa Carla Federica Pescarmona

Dr.ssa Carla Federica Pescarmona

Saluzzo - CN -

Dr. Bozzolo Paolo Dr. Landriani Stefano

Dr. Bozzolo Paolo Dr. Landriani Stefano

Caronno - VA - 
Magenta - MI -

Dr. Giovanni Manfrini

Dr. Giovanni Manfrini

Riva del Garda - TN -

Dr. Gerli Enrico

Dr. Gerli Enrico

Opera - Mi -

Dr. Donadon Marco

Dr. Donadon Marco

Conegliano - TV -

Le opinioni dei nostri clienti

Dr.ssa Carla Federica Pescarmona - Saluzzo

Dr.ssa Carla Federica Pescarmona - Saluzzo

Le cose che maggiormente apprezzo sono la semplicità di utilizzo, la possibilità di avere un'assistenza telefonica "quasi immediata", l'aggiornamento immediato della situazione generale (entrate/uscite) dello studio.

Dr. Miotto Massimo - Schio

Dr. Miotto Massimo - Schio

Prima di lavorare con Fordentist gestivamo tutto con un software autoprodotto. Funzionava abbastanza bene, ma non riuscivamo a farci seguire in modo puntuale. 
Voi riuscite sempre a toglierci dai guai! Ad esempio, quando ho involontariamente cancellato una porzione di programma, avete ripristinato tutto velocemente senza problemi. Siete veloci e risolutivi
Arcangelo Zullo è in grado di consigliare l'organizzazione e la gestione dello studio come un consulente d'impresa. Ha una capacità di risolvere i problemi e di rispondere alle richieste dello studio.

Dr. Paolo Nicola - Bologna

Dr. Paolo Nicola - Bologna

Prima di lavorare con Arcangelo Zullo c'erano dei problemi ma io non li vedevo o volevo vedere. Testa bassa macinare ore e ore di lavoro. Avevo una forte antipatia verso l'informatica in generale e molta ignoranza da parte di tutti. Poi ho capito che dovevo stare al passo coi tempi.
Li ho conosciuti personalmente a Rimini, mi sono piaciuti per la serietà, competenza e non ultimo la simpatia, amicizia e disponibilità, e tante altre cose positive.
Mi ha convinto la grande esperienza di Arcangelo e Carlo dei mille problemi di noi dentisti.

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