Quanto incide la gestione degli incassi a fine giornata sullo studio odontoiatrico?
La gestione degli incassi è un’attività fondamentale per lo studio odontoiatrico che permette di controllare la correttezza tra fatture emesse e denaro incassato durante la giornata, in modo da monitorare le entrate dello studio.
Nonostante si tratti di un’attività strategica importante per lo studio dentistico, ancora una volta si tratta di un’attività che non sempre viene eseguita quotidianamente. La questione spesso si sottovaluta, ma non avere sotto controllo gli introiti della giornata può portare a delle brutte sorprese.
A fine giornata diventa molto facile poter controllare se, involontariamente, ci siano stati degli errori di fatturazione (un numero fattura saltato o duplicato, un importo errato, ecc.) in quanto gli avvenimenti sono “freschi” nella memoria di chi si occupa di segreteria.
Inoltre, aspetto molto importante, il controllo degli incassi va confrontato col “fatto con le mani” del giorno (la produzione in termini di prestazioni cliniche),
al fine di capirne il discostamento e verificarne l’autenticità.
Non dimentichiamoci che, oltre agli incassi, è necessario considerare i pagamenti/spese dello studio.
Avere sotto mano un rendiconto economico di entrate e di uscite sempre aggiornato è fondamentale per capire il cash flow dello studio che, se tenuto sotto controllo, ti permette di individuare tempestivamente gli elementi di correzione di una situazione economica/finanziaria dello studio.
In questo articolo andremo a scoprire come fare per porre l’adeguata attenzione alla gestione degli incassi, andando a concentrarci sull’ efficienza del processo.
Come puoi arrivare a gestire gli incassi in modo semplice e preciso, senza rischiare di far perdere tempo a te o alla tua segretaria?
Efficienza, infatti, significa arrivare all’obiettivo con il minimo sforzo!
Gestione degli incassi giorno dopo giorno: cosa vuol dire?
Ogni giorno è necessario gestire moltissime informazioni, dai dati dei pazienti alla produzione, dai preventivi alle fatture per i piani di trattamento attivi.
Si tratta, pertanto, di un’attività strategica molto importante, ma anche delicata. La segretaria, che ha questo fondamentale incarico, deve avere gli strumenti necessari per poterlo realizzare.
Questo compito delicato può essere svolto, oggi, con molta precisione con l’impiego di nuove tecnologie informatiche. In questo modo si può alleggerire il lavoro di routine per concentrare le proprie energie su attività più complesse.
L’aspetto più importante del controllo degli incassi, è il resoconto di fine giornata:
- Totale incassato in contanti e assegni (preparando così anche già il versamento da fare in banca, meglio se anche col riferimento ai numeri delle fatture)
- Totale incassato in bancomat/carta credito/bonifico
Queste due semplici operazioni, con un software di gestione, le ottieni veramente con pochissimi click del mouse.
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- Ora devi chiederti: attualmente, nel tuo studio, la gestione degli incassi quotidiana non viene svolta per pigrizia o per effettiva mancanza di tempo?
Può essere, infatti, che tale attività venga semplicemente sottovalutata ma in altre occasioni può essere che sia impossibile riuscire ad incastrare l’attività di controllo del flusso economico ogni giorno.
Nel primo caso (sottovaluti l’importanza), con le considerazioni sopra espresse, spero di averti fatto capire quanto sia importante questo tipo di attività all’interno del tuo studio.
Nel secondo caso (non hai il tempo di controllare), invece, è tutta questione di abitudine e di organizzazione del carico di lavoro quotidiano.
Se la gestione degli incassi non rientra tra le attività del tuo studio odontoiatrico, significa che il processo va migliorato.
Ci sono tanti modi per arrivare ad uno stesso risultato, alcuni dei quali sono più dispendiosi di altri.
È necessario, quindi, trovare un procedimento che permetta di ottenere il massimo rendimento finale.
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- Potrai così sapere per tempo come gestire il flusso del denaro e prevedere se la situazione economica/finanziaria sta portando ad una crisi di liquidità.
In poche parole, una semplice abitudine può prevenire situazioni spiacevoli, che potrebbero portare ad una perdita di tempo e di denaro.
Ben più grave quando la “perdita di denaro” è causata dalla distrazione del personale addetto alla segreteria, come mi è successo di vedere in uno studio nel Nord Italia in cui l’assistente, con mansioni di segreteria, incassava il denaro e lo riponeva in tasca e se riusciva subito a fare la fattura… bene, altrimenti la faceva a fine giornata e poi la spediva al paziente.
In tutto questo giro però una parte di denaro incassato era nella cassa dello studio e l’altra parte era nelle tasche del camice dell’assistente.
Con tutto il beneficio del dubbio, per carità, ma chi poteva garantire che poi effettivamente ogni incasso venisse regolarmente registrato ?
Evidenziando la situazione al titolare di studio mi sono sentito rispondere il classico “… ehhh ma sai, abbiamo la fortuna di lavorare parecchio e lei poverina non riesce ad arrivare dappertutto …”
Comunque sta di fatto che dopo un breve percorso formativo fatto insieme, abbiamo trovato il giusto metodo per cui l’assistente è riuscita a trovare il tempo per emettere subito le fatture , a fronte di ogni incasso ricevuto, e a fine giornata produrre un rendiconto automatico per il titolare.
Questo ha permesso, fin da subito, di mettere in evidenza il fatto che “accidentalmente” a volte qualche banconota da 50€ rimaneva impigliata nella tasca dell’assistente. Sicuramente in modo involontario, ma almeno si è venuti a capo di alcune incongruenze nella quadratura degli incassi.
Tutto questo solo controllando a fine giornata cosa lo studio avesse incassato; diverso da aprire il cassettino di cassa e prendere su banconote senza il minimo controllo.
Come gestire gli incassi ogni giorno
Per essere il più efficiente possibile, a fine giornata la segretaria dovrebbe consegnarti una busta contenente un breve resoconto delle fatture emesse e relativi incassi della giornata, dimostrando così che i conti tornino ogni volta.
Puoi accelerare questo processo riducendo il numero di carte e fogli volanti, svolgendo questa operazione a livello informatico per renderla molto più precisa e permettendoti così di fare delle previsioni sul tuo futuro equilibrio economico/finanziario.
Vi sono studi odontoiatrici che svolgono questa attività utilizzando un foglio di lavoro in Excel.
Può essere uno strumento valido, considerando il fatto che è accessibile a chiunque e che permette di sfruttare le colonne per inserire l’importo pagato, il tipo di pagamento e la data di riferimento.
Excel permette di registrare in un unico documento le informazioni e collegarle in vari modi.
A partire da questi dati, è possibile quindi verificare la sommatoria degli incassi, a seconda del periodo che ci interessa valutare, oppure per tipo di pagamento, andando così a monitorare gli effettivi incassi e tipologia di pagamenti dei pazienti.
Una tabella di questo tipo, se ben impostata, può rivelarsi utile.
Eppure, per azzerare qualsiasi margine di errore, mostrando in tempo reale, in ogni minuto, la situazione economica dello studio, possiamo contare sui software gestionali capaci di rendere estremamente efficiente il proprio metodo di lavoro.
Automatizzare il processo di gestione delle entrate
L’automazione permette senz’altro di accelerare il processo, riducendo gli errori e consentendo di guadagnare tempo per svolgere compiti più complessi.
Un software gestionale completo permette di gestire i pagamenti in modo veloce e intuitivo, avendo il controllo delle entrate e delle uscite, tenendo sotto controllo chi sono i pazienti da richiamare e il loro rispettivo piano di pagamento.
Si perché il controllo degli incassi deve anche essere necessariamente messo a confronto con le quotidiane scadenze di pagamento concordate con i pazienti, al fine di occuparsi particolarmente con coloro che non rispettano tali scadenze.
Grazie all’automazione ogni risultato diventa prevedibile e, in quanto tale, sarà più facile individuare l’errore così da porvi rimedio e risolverlo prima che sia troppo tardi.
Nella scelta di un software di gestione per il proprio studio, è necessario valutare queste e altre caratteristiche che possano aiutarti a svolgere più velocemente quelle funzioni di segreteria cruciali per il benessere economico del tuo studio, come appunto la gestione/controllo degli incassi.
Non farti ammaliare da software belli, colorati, economici o addirittura gratis … non si tratta di “uno strumento” che cambi quando vuoi, ecco perché serve una giusta e corretta valutazione delle funzionalità.
Poi spesso non è sufficiente dotarsi solo dello “strumento” ma potresti avere la necessità di un parere di una persona esterna al tuo studio che, essendo esperta del settore, con poche e semplici osservazioni riesce a evidenziare quei “difetti” gestionali che hai avuto sempre sotto gli occhi ma che non hai mai veramente affrontato.
Se vuoi approfondire con noi il tema, ti invitiamo a contattarci per maggiori informazioni sui nostri servizi.
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore