Come qualsiasi azienda che produce beni o che eroga servizi tangibili, anche ogni studio dentistico deve essere dotato di un magazzino – più o meno grande, a seconda della tipologia di studio e quindi dei volumi di lavoro – in cui organizzare tutti i materiali di consumo, in modo da poter contare in ogni momento su una scorta sufficiente per eseguire le proprie prestazioni odontoiatriche senza interruzioni.

 Dotarsi di uno o più scaffali su cui disporre il materiale di lavoro, tuttavia, non è sufficiente: occorre anche gestire il magazzino in modo rigoroso e puntuale, così da avere sempre una visione chiara e reale del materiale che si ha a disposizione e di quello mancante, che quindi va approvvigionato.

Ci sono situazioni, poi, per le quali avere un magazzino organizzato e correttamente gestito non è soltanto una necessità pratica, ma un obbligo fiscale. 

È il caso degli studi dentistici organizzati in forma societaria, che a fine anno hanno l’obbligo della dichiarazione del valore del proprio magazzino.

Gestione del magazzino: le differenze tra i grandi e piccoli studi dentistici

Se, come abbiamo visto, dotarsi di un magazzino è un passo fondamentale per il corretto svolgimento della propria attività, occorre anche specificare che altrettanto importante è la figura che si occupa della sua gestione.

Ed è proprio qui che, in genere, si nota una grande differenza tra le realtà più strutturate, quelle con più poltrone e più medici operativi, e gli studi dentistici più piccoli. 

A chi spetta la gestione del magazzino nello studio odontoiatrico?

 Partiamo da un presupposto: di qualunque tipologia sia lo studio, il magazzino deve necessariamente essere organizzato in modo pratico e secondo una logica semplice e intuitiva.

Dopotutto il magazzino serve per semplificare i flussi di lavoro!

Generalmente nelle aziende la gestione del magazzino è affidata a una persona dedicata, un responsabile di magazzino appunto, che si occupa di tenere traccia di entrate e uscite, di registrare i carichi di materiale e gli scarichi e talvolta, con l’ausilio di un software gestionale di magazzino dedicato, verificare i materiali mancanti e predisporre degli ordini.

Nel caso di uno studio dentistico strutturato, invece, un esempio calzante di flusso di gestione magazzino è il seguente:

• L’assistente di magazzino si occupa del carico del materiale nel database.
• Ogni giorno, le assistenti compilano un cedolino in cui riportano tutto il materiale che hanno prelevato dal magazzino, per tipologia e quantità.
• A fine giornata, l’assistente di magazzino prende in carico i cedolini prodotti e verifica le effettive giacenze, facendo lo scarico dei materiali.

La situazione che riscontriamo più frequentemente negli studi dentistici più piccoli, invece, è del tutto differente. 

Non c’è mai una persona a rivestire il ruolo di responsabile di magazzino, tutti fanno un po’ tutto, il che può causare confusione e aumentare le probabilità di intoppi sul lavoro. 

Come gestire il magazzino nel piccolo studio odontoiatrico?

È evidente che situazioni di questo tipo devono essere evitate nel modo più assoluto, a partire da un presupposto irrinunciabile: non è compito del medico dentista occuparsi del magazzino!

Chi lo dovrebbe fare allora?

  Anche nelle realtà più piccole è fondamentale organizzarsi in modo da poter contare su una gestione del magazzino efficiente, in un modo simile a come avviene negli studi più strutturati, come descritto qualche riga più sopra, seppur con le dovute distinzioni. 

Sì, perché più è grande lo studio e più medici operano, più sono anche le prestazioni erogate e, di conseguenza, il materiale utilizzato, da guanti e mascherine, alle dosi di anestetico. 

Da questo deriva una gestione del magazzino complessa. 

Negli studi odontoiatrici più piccoli le operazioni quotidiane di carico e scarico del magazzino saranno sicuramente inferiori, cionondimeno devono ugualmente essere registrate scrupolosamente. 

 Per farlo occorre definire ruoli e compiti, ad esempio:

• L’assistente alla poltrona si occupa di annotare tutti i prelievi di materiale dal magazzino fatti nella giornata e di riferirli alla segreteria.
• La segreteria aggiornerà lo stato del magazzino, registrando tutto il materiale utilizzato, gestendo di conseguenza anche gli ordini presso i fornitori e diventando di fatto responsabile di magazzino.

Scegliere i fornitori giusti per gestire al meglio il magazzino. Come scegliere i propri partner?

Proprio i fornitori dello studio, sono un altro fattore determinante per un’efficiente gestione del magazzino, oltre che per il corretto svolgimento dell’attività in generale. 

Chiaramente, perché il lavoro possa essere svolto regolarmente e senza intoppi, il magazzino deve essere sempre fornito di tutto il materiale potenzialmente necessario per erogare i propri servizi.

Ecco, allora, che occorre poter contare su una rete di partner in grado di:

• garantire sempre consegne puntuali
• offrire le migliori condizioni economiche.

A questo proposito, si possono attuare strategie differenti:

• appoggiarsi a un fornitore unico per tutto
• avvalersi di un parco fornitori variegato.

Ognuna delle due soluzioni ha dei pro e dei contro.

Nel primo caso, affidarsi a un unico fornitore consente di avere un potere contrattuale forte, per l’importante volume di affari generato da un rapporto di questo tipo. 

Per contro, se quell’unico fornitore non dovesse avere a disposizione un prodotto di cui c’è necessità nell’immediato o non dovesse essere reperibile, lo studio dentistico si troverebbe in grosse difficoltà.

Viceversa, la collaborazione con molti fornitori metterebbe al riparo da inconvenienti di questo tipo, ma toglierebbe anche potere contrattuale, per via di un giro d’affari ridotto. 

Per poter svolgere la propria attività con successo occorre scegliere accuratamente i propri partner, per quantità e qualità.

In particolare, per scegliere i fornitori dentali giusti occorre considerare:

• la precisione e la puntualità nelle consegne di materiale
• la varietà di offerte periodiche: ogni mese, il fornitore dovrebbe proporre delle particolari condizioni d’acquisto per determinati prodotti
• la qualità del customer care, fondamentale nei casi di materiali difettosi o eventuali resi
• la presenza di un consulente commerciale di riferimento, un referente diretto a cui potersi rivolgere in caso di necessità. 

Software di magazzino: è sempre indispensabile? Vale la pena averlo?

Ma come si può tenere traccia del magazzino e registrare carichi e scarichi in modo semplice ed efficace?

 La risposta più logica potrebbe essere l’utilizzo di un software di magazzino integrato nel gestionale. 

Tuttavia, tale scelta, per le realtà dentistiche potrebbe risultare eccessiva e creare inutili complicazioni.

Dunque, la gestione del magazzino, senza l’uso di un software gestionale, può essere fatta in due modi differenti:

• A vista: ovvero disponendo tutto il materiale ben organizzato su degli appositi scaffali, così da avere sempre davanti agli occhi la situazione aggiornata
• Digitale: attraverso un semplice foglio di calcolo, un file “Excel” in cui catalogare tutte le voci di magazzino e aggiornarne manualmente, di volta in volta, le quantità. In questo modo, la gestione del magazzino diventa semplice, intuitiva e rapida.

In sostanza, più che di uno strumento, il piccolo studio dentistico ha bisogno di un’organizzazione interna precisa e di processi lavorativi definiti.

È questo ciò che vorresti anche per il tuo studio dentistico? Contattaci, ti affiancheremo per fare in modo che tu possa ottenerlo.