Agenda Digitale per dentisti

Avere un’agenda digitale in studio: cosa comporta a livello pratico?

Nell’articolo precedente ci siamo concentrati sull’analizzare i vantaggi più importanti legati ad un utilizzo efficace dell’agenda digitale per lo studio odontoiatrico.

Abbiamo, infatti, capito che, grazie ad un corretto utilizzo di questo strumento, l’organizzazione dello studio viene di gran lunga facilitata, grazie alla chiarezza delle informazioni inserite ed alla possibilità di fissare appuntamenti sul lungo termine.

Vediamo ora, con un caso reale, cosa è successo ad un nostro studio odontoiatrico che ha deciso di adottare l’agenda digitale.

Lo studio del dott Rossi (nome di fantasia) pratica le classiche branche odontoiatriche, tra cui anche ortodonzia.

Quando proposi allo studio di passare da agenda cartacea ad agenda elettronica, l’entusiasmo non fu proprio la prima delle emozioni.
In particolare, da parte della segreteria, mi fu sollevata la classica obiezione:
« ehh ma sai, l’agenda cartacea è più pratica e poi la sappiamo usare tutti ».

A quel punto chiesi la possibilità di poter stare una mezza giornata in segreteria per capire in che modo utilizzassero l’agenda.

Dopo solo un paio di ore il quadro era molto preciso:
segretaria, igienista, il dottore, erano tutti a caccia dell’agenda.

Osservando la situazione, mi sembravano tre sommozzatori in immersione, con solo una bombola di ossigeno disponibile, da contendersi.

Ma soprattutto mi accorsi di un fattore importante: lo studio aveva ben 4 agende cartacee. C’era quella del dottore, quella dell’igienista, un’agenda per il collaboratore di conservativa e endodonzia e, infine, quella per l’ortodonzia.

Se un paziente voleva fissare un appuntamento per una seduta di igiene, non c’erano grandi problemi, perché la segretaria si concentrava solo sull’agenda cartacea dell’igienista trovando il primo spazio disponibile.

Ma il panico sopraggiunse quando una madre al telefono chiese:

  • un appuntamento per lei per una seduta di igiene;
  • un appuntamento per la figlia per un’otturazione già diagnosticata e controllo di una piccola infiammazione;
  • un controllo ortodontico per il figlioletto piccolo.

La richiesta della madre si concludeva con la volontà di venire tutti insieme all’appuntamento, senza dover aspettare tempo inutile tra un appuntamento e l’altro.

Famiglia dal dentista

Cosa fece la segretaria in quel momento?

Aprì le tre agende cartacee (igienista, collaboratore di conservativa e ortodontista) e cominciò a vista a cercare di far combinare le disponibilità degli operatori con le richieste della madre che era disponibile solo il pomeriggio dopo le 16.00.

Immagina di vedere questa segretaria con le tre agende aperte, con dito indice destro a puntare uno spazio libero per l’igienista, con dito indice sinistro a sfogliare l’agenda del collaboratore…

Roba da pazzi, ma soprattutto roba da farti perdere tempo e salute della cervicale della segretaria che, nel frattempo, stava tenendo la cornetta del telefono tra guancia e spalla.

Segretaria Disperata

A quel punto ho capito (e hanno compreso anche loro) che l’introduzione dell’agenda elettronica poteva essere una soluzione utile.

In effetti, grazie a quella digitale, in ogni giornata vi è una suddivisione in colonne, tante quante gli operatori che lavorano in studio.

Ecco che, così, in poco tempo, questa complicata operazione di “appuntamenti concatenati” è diventata semplice e immediata.

Ora la segretaria può visualizzare a schermo solo le 3 colonne degli operatori che le interessano e successivamente spazzolare settimana per settimana o scegliere esclusivamente le date che il paziente comunica come disponibili.

Immediatamente diventano visibili gli spazi liberi in modo da soddisfare l’esigenza del paziente, senza più aprire agende cartacee e senza più dover tenere il segno su una agenda mentre si sfoglia l’altra agenda per verificare la disponibilità dell’operatore.

Segretaria Organizzata

Grazie a questa operazione, è stata abbattuta anche l’obiezione de “l’agenda cartacea la sappiamo usare tutti”.

L’agenda elettronica e la sua organizzazione è ad appannaggio sicuramente della segreteria, ma anche degli altri operatori, grazie ad una precisa formazione e allenamento nell’utilizzo dello strumento.

Infatti, tutti possono facilmente consultare i propri impegni o, come nel caso dell’igienista, fissare direttamente il successivo appuntamento col paziente direttamente in poltrona, rafforzando così anche il livello di compliance.

Tutto questo è accaduto nel 2008: oggi come oggi se tornassi in questo studio e riproponessi di tornare alle loro care e amate agende cartacee, sarebbe come togliergli la bombola d’ossigeno.

4. L’integrazione con il software gestionale

In generale, l’agenda digitale offre ancora più vantaggi se associata a un software gestionale.

Vediamo come.

Paolo è un paziente che ha preso appuntamento per giovedì mattina per estrarre un dente. Nell’agenda elettronica, grazie al gestionale, è già presente la sua scheda dove sono state precaricate le prestazioni che dovranno essere sostenute e i relativi compensi.

Ecco che così possiamo vedere giorno per giorno quante e quali prestazioni sono calendarizzate, in modo tale da poter avere una valutazione del “fatto con le mani” inserito in agenda con la produzione poi effettiva delle prestazioni a fine giornata … L’ideale è che questa differenza sia nulla o la minima possibile.

Inoltre, possiamo avere tutte le informazioni legate a Paolo direttamente dall’agenda elettronica: tutto il suo diario clinico, il piano di trattamento per vedere quali prestazioni sono già state eseguite e quali no, e la possibilità di invio degli SMS con funzionalità di Recall (richiamata).

Senza contare che una agenda elettronica ha il suo miglior funzionamento quando è disponibile su tutta la rete LAN interna dello studio: tutti i dispositivi che vengono utilizzati rimangono aggiornati in tempo reale. Se la tua segretaria è nella sua postazione di lavoro può consultare l’agenda digitale dal proprio pc ma può eseguire la stessa operazione anche da altre stanze dello studio.

Questa possibilità e’ fondamentale per quegli studi che, non avendo una persona dedicata prettamente alla segreteria, debbono poter rispondere al telefono e consultare l’agenda anche mentre l’assistente sta lavorando insieme al dottore.

Appoggia per un attimo l’aspiratore, impugna il mouse e consulta l’agenda … senza neppure alzarsi dal seggiolino. Si evitano così perdite di tempo per alzarsi e andare a cercare l’agenda cartacea lasciata chissà in quale stanza.

Sempre più spesso poi l’agenda viene anche predisposta per essere utilizzata “da remoto” (ossia esternamente allo studio), in modo da essere pronti a rispondere anche se non presenti fisicamente in ambulatorio.

Dal cartaceo al digitale in un solo giorno

Il passaggio dall’agenda cartacea a quella digitale è un procedimento veloce che può essere eseguito in una sola giornata, se ti rivolgi alle persone giuste.

ForDentist, oltre all’installazione della sua agenda elettronica, dedica la maggior parte del tempo alla formazione e alla pratica per mostrarti come inserire e gestire gli appuntamenti. In questo modo potrai sfruttare fin da subito le potenzialità di questo strumento che ha ottimizzato l’efficienza di tutti gli studi odontoiatrici che ne sono in possesso.

Vuoi vedere come funziona la nostra agenda digitale?
Te la mostriamo in questo brevissimo video! GUARDA IL VIDEO

Se hai domande non esitare a contattarci. Siamo a tua disposizione per rispondere ai tuoi dubbi e indicarti la soluzione più adatta per il tuo studio odontoiatrico.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore
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