dimezzare il carico di lavoro

Come dimezzare il carico di lavoro dello studio dentistico

All’interno di una qualsiasi azienda ciò che fa la differenza
è la capacità di essere efficace ed efficiente sia all’interno che all’esterno,
ossia nei confronti del mercato.

Il tuo studio dentistico è, a tutti gli effetti, un’attività imprenditoriale
e, come tale, va gestita.
Se ti vedi come un imprenditore di successo sarà tutto più facile.
Naturalmente questo non significa trattare i pazienti come un prodotto in una catena di montaggio,
la tua deve rimanere una disciplina medica di alto livello.

Abbiamo visto, in articoli precedenti, che rispetto a qualche anno fa le cose sono cambiate radicalmente: il dentista non è più un punto di riferimento così forte per il paziente perché egli ha, oggi, la capacità (e la possibilità) di informarsi in autonomia ed attivarsi per risolvere già a monte alcuni problemi dentali.

Ebbene, ciò che può fare la differenza, per evitare il crollo del numero di pazienti in studio, è la gestione e la comunicazione dello studio stesso:
se la gestione è efficace e in grado di evitare qualsiasi perdita di tempo,
si possono avere poltrone sempre occupate,
controlli e chiarezza dei diari clinici,
più tempo a disposizione per aumentare la mole di lavoro.
E se la comunicazione dello studio è efficace, la mole di lavoro sarà l’unico problema da affrontare!

Con l’articolo di oggi quindi vogliamo capire, attraverso uno dei nostri casi studio, come è possibile ri-organizzare al meglio la segreteria per dimezzare il carico di lavoro dello studio dentistico.

Uno studio organizzato lavora meglio e di più.

Quali sono le dinamiche che si verificano all’interno di uno studio
organizzato?

  • Lavoro più gestibile,
  • informazioni su diari clinici sempre chiari e a portata di mano,
  • flusso di cassa più regolare negli incassi e miglior monitoraggio delle spese,
  • personale più sereno e professionale.

Vediamo allora cosa succede quando alcune strategie imprenditoriali di successo vengono tradotte e adattate all’interno di uno studio dentistico.

organizzazione collo bottiglia

Il caso dello studio con segreteria “collo di bottiglia”

ForDentist ha lavorato con più di trecento studi dentistici in questi anni e questo ci ha permesso di capire che, per ogni studio, esistono criticità e problematiche diverse che richiedono interventi, software gestionali e risoluzioni diverse.

Non esiste la formula magica e non esiste la chiave del successo imprenditoriale “per tutti”: ciò che conta, sia per gli studi informatizzati che per quelli ancora legati alla gestione cartacea, è capire quali sono i problemi specifici che ostruiscono il flusso di lavoro, diminuendo l’efficienza e l’efficacia dell’operatività interna.

Il caso studio “a collo di bottiglia” prende in considerazione uno studio dentistico che si è già approcciato al mondo digitale attraverso l’introduzione di un computer con un normale software gestionale, posizionato nell’ufficio della segreteria amministrativa.

Lo studio è di media dimensione: abbiamo un odontoiatra, titolare dello studio, un paio di collaboratori di conservativa, due assistenti tutto fare e tre poltrone da riempire.

Nei giorni in cui sono operativi sia il titolare che uno dei collaboratori, le ragazze sono entrambe occupate in assistenza e, pertanto, è quasi impossibile dedicarsi anche alla segreteria.

Eppure sono costrette a fare i salti mortali: gestione delle cartelle dei pazienti, gestione appuntamenti, assistenza, emissione delle fatture, riordino delle sale tra una prestazione e l’altra, problemi di comunicazione non indifferenti quando una delle due deve riportare le annotazioni dell’odontoiatra alla collega per la trascrizione e l’eventuale emissione della fattura.

Una situazione davvero ingestibile, molto frequente, poco professionale e complessa che comporta, senza ombra di dubbio, un clima di lavoro tesissimo ed una situazione debitoria dei pazienti davvero fuori controllo.

soluzione al problema

Cosa proporresti per risolvere la situazione?

Beh, probabilmente l’assunzione di una terza assistente, che possa occuparsi solo della segreteria, potrebbe risultare una soluzione allettante, non credi?
In effetti, il titolare dello studio aveva proprio questa intenzione.

Ma cosa comporta un nuovo elemento in organico?
Investimento di tempo e di denaro, non gestibile in questo momento…
ma soprattutto non necessario!

A quel punto entriamo in gioco noi di ForDentist.

Quando siamo arrivati in studio abbiamo capito subito che la segreteria era realmente il collo di bottiglia delle attività gestionali dello studio e, pertanto, siamo partiti proprio da qui.

In tre mesi abbiamo riorganizzato i compiti e le mansioni senza mai dimenticarci della tecnologia di cui già lo studio disponeva.

Nello specifico:

  • abbiamo messo il software gestionale in rete, in modo che potesse essere usato da tutte e tre le sale operative,
  • venivano così aggiornate le schede dei pazienti direttamente su computer alla fine di ogni seduta, all’interno della rispettiva sala operativa,
  • in questo modo si è reso più semplice l’inserimento dell’agenda in formato elettronico e la gestione del diario clinico dei pazienti,
  • le assistenti, una volta lasciata la sala operativa, potevano così occuparsi solo di emettere la fattura al cliente.

Quali vantaggi si sono ottenuti?

Abbiamo dimezzato il carico di lavoro “gestionale” dello studio dentistico, permettendo allo staff di lavorare meglio ed evitando al titolare di assumere una figura ausiliaria.

Abbiamo reso semplice e funzionale l’utilizzo del software gestionale per dentisti che avevano in casa, evitando le perdite di tempo come i passaparola tra le assistenti e le trascrizioni dal cartaceo al computer.

In più, li abbiamo accompagnati in un percorso digitale che permettesse non solo la gestione dello studio, ma anche di tutte le anagrafiche e cartelle dei pazienti, con l’obiettivo di risparmiare tempo, tenere sempre sotto controllo i pagamenti, mantenere un’elevata efficienza ed efficacia gestionale.

Il segreto per uno studio dentistico di successo non è una pillola, è un percorso.

E se pensi che passare al digitale sia troppo complicato o che non sia il sistema ideale per il tuo studio, mettici alla prova!
Condividi con noi il tuo pensiero, oppure contattaci per capire come farti aiutare da ForDentist.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore
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