Una regola d’oro per ogni studio dentistico: il paziente non dovrebbe mai uscire senza un appuntamento fissato, anche se è a distanza di un anno e anche se dice: "Non so dove sarò in quella data."

 Ma cosa succede quando questo non avviene? Quando un paziente esce dallo studio senza un appuntamento, hai davvero sotto controllo lo stato di avanzamento dei suoi trattamenti?

È facile avere chiaro il quadro clinico di un paziente quando è seduto in poltrona: consulti la sua cartella tramite software gestionale (o cartaceo, anche se speriamo non sia il tuo caso) e, magari, scambi due parole con lui.

Ma cosa succede se allarghiamo lo sguardo? Hai una visione d'insieme sulle migliaia di nominativi nel tuo archivio? Sei in grado di sapere, con un colpo d’occhio, quanti pazienti:

• Non si fanno vedere da anni?
• Stanno seguendo un trattamento ma non hanno un prossimo appuntamento in agenda per proseguire?

Se non sai rispondere con certezza a queste domande, non sei il solo.

 Monitorare lo stato di avanzamento dei trattamenti significa proprio questo: avere il pieno controllo su appuntamenti da fissare, trattamenti in corso e terapie concluse.

Come possiamo monitorare lo stato di avanzamento dei trattamenti in studio odontoiatrico?

Quando un paziente ha un qualsiasi tipo di dolore in bocca, stai sicuro che telefona lo studio dentistico per avere un appuntamento il prima possibile!

Ma, quando accade, hai sempre spazio in agenda o regali il lavoro alla concorrenza? Parliamoci chiaro, perché di questo si tratta.

Per tenersi stretti i pazienti, anche quelli che hanno bisogno con urgenza, serve avere un buon monitoraggio dei trattamenti odontoiatrici.

Ti servono pochi e fondamentali ingredienti, come una visione chiara e costante del percorso terapeutico di ogni paziente, dalla diagnosi alla conclusione, e un approccio che sia proattivo.

 Mettere in campo queste attitudini ti garantisce la continuità delle cure, ottimizza l'efficienza dello studio e ti permetterà di avere pazienti più soddisfatti.

 

Interruzione dei trattamenti odontoiatrici: qual è l’impatto per pazienti e professionisti?

Premesso quindi che il dolore rende chiunque disponibile, cerchiamo di capire meglio quali possono essere i due principali fattori che possono causare rallentamenti o interruzioni dei trattamenti.

N.1 Pazienti poco disponibili

Parliamo di tutti quei pazienti che tendono a rimandare il dentista a causa di impellenti impegni lavorativi o urgenze familiari. Oppure semplici dimenticanze che comportano per l’agenda dello studio dei buchi di appuntamenti senza preavviso.

Questa situazione, in alcuni casi, può andare avanti anche per molto, molto tempo, portando i trattamenti a sospendersi ed interrompersi in modo inevitabile.

N.2 Un'agenda dello studio dentistico troppo piena

 Seppur questo sia un aspetto apparentemente positivo, in realtà nasconde un elemento d’allarme da non trascurare.

In tempi passati, avere lo studio dentistico sempre pieno zeppo, era oggetto di vanto tra gli altri colleghi. Ma oggi la situazione è radicalmente cambiata.

Infatti, ad una sala d'attesa che sembra il vagone di un treno all'ora di punta, è preferibile garantire un alto standard di qualità nella gestione degli appuntamenti. Questo è possibile solo con un’ottima pianificazione dell’agenda. 

E quando l’agenda è troppo piena, la segreteria fatica a dare i prossimi appuntamenti, rallentando così i trattamenti in corso.

Insomma, avere lo studio pieno, fa indubbiamente piacere, ma bisogna saperlo gestire, altrimenti si rischia di ottenere l'effetto ingorgo stradale.

Le conseguenze di interruzione dei trattamenti per i pazienti

Possiamo parlare di “costi” per i pazienti che provocano l’interruzione di un trattamento odontoiatrico? Assolutamente sì, sia in termini di salute e benessere, che in termini economici.

È infatti importante analizzare appieno queste implicazioni per prendere decisioni informate.

Ecco le conseguenze più ricorrenti:

• peggioramento della condizione di salute e benessere: si tratta di una conseguenza diretta. Infatti, interrompendo il trattamento, il problema di salute per il quale si era iniziato, potrebbe peggiorare. Ad esempio, un'infezione non curata potrebbe diffondersi, progredire e causare forte dolore. Interrompere un trattamento, anche se iniziato per un problema minore, porta inevitabilmente a un peggioramento del quadro clinico. Da un lato ci sarà la ricomparsa dei sintomi che il trattamento mirava ad alleviare e dall’altra, non essendo stato rimosso, darà vita ad una evoluzione peggiorativa.

• Preoccupazione, demotivazione... e un conto più salato: interrompere un trattamento dentistico non è solo una questione di salute, ma ha anche un impatto economico non indifferente. Un paziente che interrompe le cure può sentirsi meno motivato, soprattutto se il trattamento era lungo o richiedeva un investimento di denaro importante. Ma la cosa peggiore è che, spesso, questa interruzione porta a dover affrontare in futuro terapie molto più complesse e, di conseguenza, più costose.

 Facciamo un esempio concreto per capire meglio: il paziente si presenta in studio per curare una piccola carie. 

Curata subito, con una semplice otturazione, la spesa sarà contenuta. Ma se viene trascurata nel tempo, può arrivare ad aggravarsi seriamente. A quel punto, non basta più l'otturazione: diventa necessaria una cura canalare, e dunque un intervento più complesso e costoso. 

E non finisce qui, perché spesso dopo, serve anche una ricostruzione del dente, pertanto un'altra spesa da aggiungere.

Le conseguenze di interruzione di trattamenti per il professionista

L'interruzione o il rallentamento dei trattamenti non impatta solo sulla salute e sul portafoglio dei pazienti, ma ha ripercussioni significative anche sull'attività economica e sulla reputazione del professionista.

Vediamo nel dettaglio:

• reputazione e fidelizzazione: la difficoltà nel gestire le urgenze a causa di un'agenda disorganizzata può compromettere la percezione del paziente, che potrebbe sentirsi poco accolto, oltre che percepire inaffidabilità e poca disponibilità. Nel peggiore dei casi, non avere disponibilità di urgenze in agenda, potrebbe innescare un passaparola negativo.
• Aspetti economici: ritardi nella conclusione dei trattamenti. Tipica è la condizione dove i pazienti con protesi provvisorie, posticipano il ritiro di protesi definitive, che spesso sono già nelle disponibilità dello studio dentistico. La conseguenza diretta è uno sfasamento tra costi sostenuti dallo studio e incassi dei saldi.

Dunque, la mancata gestione del monitoraggio dei trattamenti genera costi per entrambe le parti.

Il mancato controllo dell'andamento dei trattamenti, sia lato paziente che lato professionista, è svantaggioso, sia per la salute, ma anche a livello economico.

 Quindi, che sia il paziente a trascurare il trattamento o lo studio ad avere un'agenda disorganizzata, il risultato è lo stesso: un problema di costi per tutti. 

Controllare l'andamento dei trattamenti, invece, aiuta a evitare questi problemi e a far sì che tutti ne traggano beneficio.

Il software gestionale può venirci in aiuto nel monitoraggio dei trattamenti?

Un software gestionale efficiente (come, ad esempio, Biosfera Software) permette di avere una panoramica completa della mole di pazienti coinvolti nei trattamenti in corso.

 Ci permette di mantenere il controllo su tutte le visite, sui trattamenti, sugli appuntamenti e le informazioni di tutti i pazienti. Se poi viene utilizzato in combinazione con briefing settimanali o giornalieri, permette di individuare facilmente coloro che necessitano di un eventuale richiamo.

Strategie di richiamo rivolte ai pazienti

Un’agenda ottimizzata è una garanzia per la continuità delle cure dei pazienti. Per farlo si mettono in campo due strategie: i richiami personalizzati e una comunicazione diretta. Vediamo di cosa si tratta:

• Richiami personalizzati: sono effettuati attraverso una telefonata. Il vantaggio è che parlando direttamente con la persona, è possibile andare incontro alle sue esigenze e fissare un appuntamento in base alle sue disponibilità. Il richiamo personalizzato è utile quando si tratta di trattamenti importanti o quando il paziente ha saltato diversi appuntamenti. 
• Comunicazione diretta: di solito si effettua tramite SMS, ma anche attraverso Whatsapp direttamente dal software gestionale. Si ricorda al paziente l'appuntamento. Questo tipo di comunicazione diretta si è rivelata molto efficace per ricordare appuntamenti fissati anche molto tempo prima, come ad esempio la pulizia dei denti annuale, e per mantenere un contatto costante con il paziente.

 Entrambe le strategie sono apprezzate dai pazienti perché dimostrano attenzione alle loro esigenze, li aiutano a mantenere la continuità delle cure e in questo modo non dimenticano gli appuntamenti.

I vantaggi di un approccio proattivo

Con approccio proattivo intendiamo l’agire in anticipo, invece di aspettare che sia il paziente a ricontattare lo studio o che gli succeda qualcosa.

Vantaggi per i pazienti:

• prevenzione: aiuta a prevenire problemi dentali più gravi e costosi;
• maggiore attenzione: i pazienti si sentono seguiti e curati;
• soddisfazione: pazienti contenti sono più propensi a tornare e a consigliare lo studio;
• salute: mantenimento di una buona salute orale nel tempo;

Vantaggi per lo studio:

• aumento dell'efficienza: migliore organizzazione del lavoro e delle risorse;
• ottimizzazione dell'agenda: meno tempi morti e appuntamenti ben distribuiti;
• fidelizzazione: pazienti che tornano regolarmente;
• passaparola positivo: buona pubblicità grazie a pazienti soddisfatti;
• continuità delle cure: corretta esecuzione dei piani di trattamento;

Vantaggi per entrambi:

• salute dentale: mantenimento della salute dentale a lungo termine;
• nessun paziente senza appuntamento: garanzia di continuità delle cure;

È dunque nell’interesse di entrambi dare vita ad una continua e corretta esecuzione del piano di trattamento e mantenimento della salute dentale.

Ricapitolando: i benefici del monitoraggio dei trattamenti

Il monitoraggio dello stato di avanzamento dei trattamenti permette al professionista di offrire terapie personalizzate, tempestive e che soddisfano le aspettative dei pazienti. Oltre a questo, c’è l’ottimizzazione del rapporto tra costi e incassi, pertanto, si evita che alcuni trattamenti prolungati causino sfasamenti economici.

Tenere sotto controllo l'andamento dei trattamenti è davvero importante e il monitoraggio serve proprio a questo.

Per chi riceve le cure, significa avere la certezza che i trattamenti vengano eseguiti nei tempi giusti, con la garanzia di essere seguito al meglio e di ottenere i risultati desiderati.

Per i dentisti, tenere traccia di ogni singolo trattamento, sapere a che punto è, quali sono le scadenze e i pagamenti, è alla base di una buona gestione economica.

 

 

A tal proposito ti invitiamo a partecipare al prossimo webinar gratuito se desideri approfondire ulteriormente sul tema del monitoraggio dello stato di avanzamento dei trattamenti.

Il webinar si terrà MARTEDI’ 4 FEBBRAIO alle ore 20:30 con Arcangelo Zullo. Titolo del webinar: Trattamenti senza interruzioni: come tenere il filo teso con i tuoi pazienti per un flusso di lavoro senza intoppi

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