Se l’intelligenza artificiale può aiutare lo studio dentistico a costruire un piano presenze più efficace, tenendo conto delle disponibilità degli operatori, degli orari, delle ferie, delle assenze e delle necessità organizzative dello studio, può anche aiutarci a decidere quali prestazioni dovranno essere eseguite durante quelle ore.

📖 Parliamo di planning della produttività, ossia della costruzione di un’agenda produttiva settimanale che sia organizzata attraverso una corretta distribuzione delle diverse branche odontoiatriche e supportata, ancora una volta, dall’utilizzo dell’AI.

Quando parliamo di agenda produttiva, l’obiettivo non è semplicemente quello di riempire tutti gli spazi disponibili, ma fare in modo che ogni operatore possa dedicarsi alle attività per le quali è maggiormente competente e produttivo.

Dal planning delle presenze al planning della produttività

Riprendendo quanto visto nell’articolo precedente, ora sappiamo che il piano presenze definisce quali operatori saranno disponibili all’interno dello studio e in quali giornate e fasce orarie.

L’agenda produttiva compie il passaggio successivo: stabilisce quale tipo di prestazioni inserire all’interno di quelle disponibilità. Per prima cosa, però, è necessario avere ben chiaro quale collaboratore si occupa di ogni area odontoiatrica e in quali giornate è disponibile.

In genere, per le figure professionali specializzate non ci sono particolari difficoltà nel decidere quali prestazioni assegnare.

L’igienista si occuperà delle sedute di igiene orale, il collaboratore di conservativa ed endodonzia eseguirà otturazioni e cure canalari, mentre l’implantologo inserirà gli impianti.

Trattandosi di professionisti esterni allo studio, sarà necessario far fare a loro le prestazioni specialistiche di loro competenza e sulle quali loro hanno i migliori ricavi. 

Se, per esempio, l’igienista è disponibile soltanto il martedì per l’intera giornata e il giovedì pomeriggio, le prestazioni di igiene orale dovranno essere prenotate principalmente all’interno di quelle fasce orarie.

In questo caso, una parte dell’agenda è già definita dalla disponibilità e dalla specializzazione dell’operatore.

Il vero problema nasce con gli operatori poliedrici

La situazione diventa più complessa quando bisogna organizzare il lavoro degli operatori “poliedrici”, cioè di quelle figure che possono occuparsi di diverse, se non di tutte, branche odontoiatriche.

Sapete molto spesso chi è questo operatore? Il titolare dello studio dentistico.

Proprio perché può “mettere le mani un po’ ovunque”, il titolare finisce frequentemente per diventare una sorta di tuttofare o tappabuchi dello studio.

È la persona alla quale vengono affidate le urgenze, i problemi dell’ultimo minuto, i pazienti più difficili da gestire e tutte quelle prestazioni che non si sa dove inserire.

C’è da chiedersi se questo modo di organizzare l’agenda significa davvero essere produttivi… e spesso la risposta è No, anche a fronte del fatto che il titolare lavora fino a dieci ore durante la giornata.

Se è vero che il titolare deve avere una certa disponibilità per risolvere i problemi, le urgenze e gli imprevisti dello studio, essendo parte del suo ruolo, è anche vero che deve poter svolgere le prestazioni cliniche sulle quali è in grado di generare maggiore valore e produttività all’interno dello studio.

Come deve essere organizzata, quindi, la sua agenda?

Sicuramente una parte di agenda sarà condizionata dalla presenza degli operatori specializzati, lo abbiamo detto sopra.

Invece, la parte di agenda in cui è presente l’operatore poliedrico dovrà essere organizzata in maniera funzionale, con un occhio attento sia al valore clinico sia al valore economico delle prestazioni.

Dovranno essere individuati gli spazi da dedicare alle attività più importanti e produttive, mantenendo allo stesso tempo una disponibilità ragionevole per affrontare gli imprevisti.

L’equilibrio non consiste nell’eliminare completamente le urgenze dall’agenda del titolare, ma nell’impedire che queste finiscano per occupare sistematicamente tutta la sua settimana.

Ovviamente, in questa ricerca di equilibrio, l’Intelligenza Artificiale può darci una grande mano.

Il supporto dell’AI nella costruzione dell’agenda produttiva

L’AI può essere utilizzata anche per analizzare e organizzare l’agenda dell’operatore poliedrico, ma per ottenere una prospettiva realmente interessante e comprendere come aumentare la produttività, è necessario fornirle dati completi e indicazioni precise.

Da dove possiamo ricavare i dati necessari? Dal software gestionale, naturalmente.

Attraverso un software gestionale come Biosfera Software è possibile estrapolare i dati della settimana e suddividerli in base alle tipologie di prestazione o alle diverse branche odontoiatriche, generalmente identificate anche attraverso colori differenti all’interno dell’agenda.

Per realizzare un’analisi attendibile sarà necessario osservare non soltanto una singola settimana, ma i dati raccolti negli ultimi due o tre anni, in modo da offrire all’AI una base statistica abbastanza completa sulla quale lavorare.

Successivamente, attraverso un prompt ben costruito, sarà possibile individuare eventuali squilibri e capire dove intervenire per migliorare l’organizzazione della settimana.

La decisione finale dell’agenda rimane comunque nelle mani del titolare e dello studio, ma l’AI può elaborare una grande quantità di dati, evidenziare schemi ricorrenti e proporre scenari interessanti sui quali ragionare.

Dall’analisi dei dati a una settimana più produttiva

Analizzando i dati degli anni precedenti, l’AI può aiutare a rispondere ad alcune domande fondamentali, come ad esempio:

- Stiamo utilizzando correttamente la presenza dei collaboratori?

- Il titolare sta dedicando abbastanza tempo alle prestazioni sulle quali può generare maggiore valore?

- Quanto spazio viene occupato dalle urgenze?

- Le diverse branche sono distribuite in modo equilibrato durante la settimana?

- L’agenda è soltanto piena oppure è realmente produttiva?

🎥 Parleremo di questo argomento e cercheremo di rispondere ulteriormente a queste domande durante il prossimo webinar con Arcangelo Zullo, che si terrà mercoledì 23 settembre, dal titolo: “Come costruire un’agenda produttiva con il prompt AI giusto”.

Partiremo da un file Excel contenente una serie di dati utili e proveremo a chiedere all’AI come modificare quella situazione e come organizzare l’agenda per aumentare la produttività nell’anno successivo.

Vedremo quali dati estrapolare dal software gestionale, come presentarli all’AI e quali indicazioni inserire nel prompt per ottenere un’analisi concreta.

L’obiettivo non sarà quello di riempire maggiormente l’agenda, ma di riempirla meglio: distribuendo le branche in modo più funzionale, valorizzando le competenze degli operatori ed evitando che il titolare continui a essere la figura “riempi-tutto” dello studio.

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