Una sana gestione dello studio odontoiatrico comporta, oltre a prendersi cura dei propri pazienti, anche l’avere una visione strategica completa a garantire la continuità e la crescita nel tempo. 

Per fare questo, possiamo contare sull’utilizzo di strumenti che aiutino a capire a fondo le dinamiche interne ed esterne che influenzano l'attività dello studio.

Un esempio di questi strumenti è l'analisi SWOT, che esamina punti di forza, debolezze, opportunità e minacce di un’attività, e che permette di fare il punto della situazione per tracciare un concreto percorso di miglioramento, ove necessario.

 Questo tipo di analisi si deve basare su dati concreti, pertanto non è sufficiente affidarsi a sensazioni o intuizioni: è essenziale avere a disposizione numeri reali, che dovrebbero essere forniti facilmente dal proprio software gestionale. 

Dati come il flusso di nuovi pazienti, la produttività del team e l'andamento economico dello studio, offrono una base solida per prendere decisioni strategiche mirate e ben informate.

In questo articolo capiremo come un software gestionale può concretamente facilitare la raccolta e l’analisi dei dati necessari per realizzare un’analisi SWOT efficace, permettendoti di fare scelte che migliorino realmente l’efficienza del tuo studio nel medio e lungo termine.

Punti di forza

Partiamo allora dai punti di forza: un buon software gestionale può aiutare lo studio dentistico a monitorare con precisione diversi indicatori di efficienza.

Vediamone un paio di seguito.

Monitoraggio della situazione debitoria dei pazienti

Più è basso il numero di pazienti a debito (o il valore in euro del debito generale), più è alta l’efficienza della gestione economica.

Ecco che quindi tenere sotto controllo i dati debitori dei pazienti permette allo studio di attuare azioni concrete per mantenere basso il più possibile questo valore.

 Piani di pagamento personalizzati, richiesta di anticipi nel caso di trattamenti di lungo termine, solleciti via email o telefonici dalla segreteria… sono tutte azioni che garantiscono nel tempo una buona stabilità finanziaria.

Per raggiungere questo obiettivo abbiamo bisogno di analizzare i dati corretti, come ad esempio:

• il totale dei crediti in sospeso, suddivisi per paziente o per tipologia di trattamento,
• lo storico dei pagamenti effettuati dai pazienti, per verificare chi è in ritardo e, nel caso, intervenire con richiami di pagamento,
• il tasso di pazienti a debito, per capire quanti ancora hanno importi non saldati.

Monitoraggio dello stato di avanzamento dei trattamenti

Questo significa effettuare un controllo sui pazienti in trattamento, ma che non hanno un appuntamento fissato in agenda. 

Può infatti succedere, per vari motivi, che i pazienti non fissino appuntamenti successivi nonostante abbiano ancora trattamenti in corso. 

È fondamentale far avanzare il loro trattamento in quanto il rallentamento della conclusione delle cure potrebbe anche compromettere la loro salute nel lungo termine.

 Dal software gestionale possiamo estrarre i dati di questi pazienti e, attraverso richiami personalizzati (come una telefonata) e una miglior comunicazione diretta (messaggi di remind sull’importanza di completare i trattamenti) riusciamo a riempire l’agenda e ristabilire l’efficienza dell’area segreteria.

Punti di debolezza

Ogni studio odontoiatrico, per quanto efficiente, può presentare aree di miglioramento che, se non monitorate e corrette, possono trasformarsi in veri e propri ostacoli per la crescita e la stabilità.

Per questo riconoscere i punti di debolezza è un passo importante per migliorare la gestione complessiva dello studio.

Tracciamento delle prestazioni di rifacimento

La situazione più eclatante potrebbe essere quella di un paziente che ritorna in studio perché un'otturazione è saltata dopo pochi mesi. 

La necessità di rifare prestazioni già effettuate è, di fatto, un punto di debolezza da tenere sotto controllo.

 Più riusciamo a monitorare il numero di “fallimenti” terapeutici che si verificano, e attraverso il software gestionale possiamo individuarli facilmente, più possiamo approfondire le criticità e le cause che li hanno scatenati.

Bassa accettazione dei preventivi

Un altro indicatore di inefficienza che può penalizzare il tuo studio è il basso tasso di accettazione dei preventivi. 

Redigere numerosi preventivi senza che poi vengano accettati dai pazienti può essere segno di una scarsa comunicazione con i pazienti o di una mancanza di fiducia. 

È dunque strategico monitorare: 

• il numero di preventivi emessi in un dato arco temporale, 
• il tasso effettivo di accettazione dei preventivi, 
• e gli eventuali motivi di rifiuto.

Minacce

Quando parliamo di minacce riferite allo studio odontoiatrico, parliamo di fattori che possono rallentare la crescita o comprometterne la stabilità competitiva.

 Spesso questo tipo di elementi non sono controllabili facilmente, però possiamo gestirli e mitigarne gli effetti sullo studio grazie ad una buona gestione dei dati.

Le minacce più comuni che impattano sullo studio dentistico possono essere:

Le disdette all’ultimo minuto dell’appuntamento

Le disdette fatte all’ultimo minuto creano vuoti nella pianificazione dell’agenda, incidendo negativamente sull'efficienza operativa dello studio e riducendo i conseguenti ricavi.

Attraverso il gestionale possiamo monitorare: 

• quanti appuntamenti vengono disdetti di media nelle 24 ore precedenti e capire la % di disdette rispetto al numero totale di appuntamenti che lo studio sostiene in una giornata,
• chi sono quei pazienti che tendono a cancellare con più frequenza l’appuntamento,
• il tempo medio che occorre per riempire le finestre libere da parte della segreteria.

La perdita dei pazienti nel lungo termine

Parliamo anche in questo caso di minaccia allo studio dentistico perché sappiamo bene quanto la fidelizzazione dei pazienti nel tempo sia cruciale per garantire un flusso continuo di trattamenti, sia preventivi che terapeutici.

In questo caso parliamo di pazienti che, dopo aver risolto il loro problema, non seguono più i controlli di mantenimento.

Ecco perché, attraverso il gestionale, non solo individuiamo i dati sui pazienti che non tornano, ma possiamo lavorare per:

• migliorare la fidelizzazione attiva attraverso comunicazioni mirate, piani di prevenzione personalizzati o sconti sulle visite di controllo,
• lasciare aperta la possibilità di offrire garanzie scritte che coinvolgono i pazienti nel rispetto di un piano di mantenimento,
• inviare promemoria ai pazienti che non hanno effettuato visite di controllo da un po' di tempo.

Opportunità

 Le opportunità comprendono tutti quei dati che permettono di prendere decisioni strategiche mirate, migliorando la produttività e la redditività dello studio. 

Ad esempio:

• l’analisi delle prestazioni effettuate in passato sui pazienti, per fare delle azioni mirate di upselling. Pensiamo a quei pazienti che hanno effettuato trattamenti di protesi rimovibili o sedute di sbiancamento o cure conservative diversi anni fa… proporre loro un passaggio a una protesi fissa su impianti, oppure ad una nuova seduta di sbiancamento con un trattamento tecnologico più avanzato, potrebbe rivelarsi un’ottima azione di upselling da attuare.
• La gestione strategica dello studio in termini di produttività economica. Ogni studio ha obiettivi economici da rispettare, e grazie a un’analisi dei dati sugli appuntamenti futuri, è possibile capire se la pianificazione dell’agenda è allineata a queste previsioni. 

Attraverso l’analisi di questi dati si possono intraprendere azioni che mirano sia ad ottimizzare l’agenda digitale, sia a prevedere e gestire al meglio le risorse interne. 

Usato in questo modo il software gestione del proprio studio dentistico diventa non solo uno strumento per semplificare la gestione operativa, ma anche un vero e proprio alleato strategico.

Grazie alla possibilità di analizzare dati concreti, monitorare i punti di forza e di debolezza, e cogliere nuove opportunità, puoi prendere decisioni informate che migliorano l'efficienza, la produttività, la fidelizzazione e la soddisfazione dei pazienti.

Biosfera Software è in grado di supportarti in tutto questo, offrendoti una soluzione completa per il monitoraggio e l'analisi dei dati. Per maggiori informazioni ti invitiamo a contattarci.

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