L'importanza delle riunioni interne nello studio dentistico
In uno studio dentistico, la gestione ottimale delle attività quotidiane è fondamentale per garantire un servizio eccellente ai pazienti e mantenere un ambiente di lavoro efficiente e armonioso.
Non solo il titolare dello studio, ma tutto il team, devono essere sempre disponibili a farsi carico di un compito, e uno dei mezzi più efficaci per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi è l'organizzazione di riunioni periodiche interne tra tutti i membri dello staff.
Questi incontri non solo semplificano il coordinamento delle attività quotidiane, ma servono anche a prevenire imprevisti dell'ultimo minuto, permettendo a tutto il personale di lavorare in perfetta sinergia.
Perché le riunioni periodiche sono efficaci nel quotidiano dello studio dentistico
L’organizzazione sistematica di briefing periodici nello studio dentistico è essenziale per evitare di trovarsi a interpretare il ruolo del "criceto nella ruota", costretto a rincorrere gli imprevisti senza soluzione di continuità e senza un piano d’azione strategico e strutturato.
Le riunioni permettono di tenere sotto controllo ogni fase del lavoro dello studio, dalla gestione degli appuntamenti, alla comunicazione con i pazienti, al magazzino: tutti questi aspetti devono essere monitorati e gestiti con estrema attenzione.
Senza un piano di riunioni regolari, lo studio rischia di operare in maniera disorganizzata: mancano protocolli chiari, non vengono decise e condivise strategie operative e il personale potrebbe lavorare in maniera inefficiente, inadatta a soddisfare le esigenze dello studio.
Ma ci sono anche delle implicazioni dal punto di vista prettamente umano: i membri di un team che non si riunisce, che non comunica adeguatamente e non collabora non potranno mai sentirsi coinvolti e motivati, incidendo negativamente sulla qualità complessiva del servizio.
Tipologie di briefing: come organizzare le riunioni periodiche
Le riunioni interne in uno studio dentistico possono essere sostanzialmente di due tipi: riunioni settimanali e briefing giornalieri, entrambi cruciali, ma con scopi differenti.
Riunione Settimanale nello studio dentistico
La riunione settimanale è di natura essenzialmente strategica e ha lo scopo di definire gli obiettivi e le priorità per i giorni successivi.
Può essere organizzata, ad esempio, il lunedì mattina, prima dell'inizio delle attività, oppure il venerdì pomeriggio, come momento di riflessione sulla settimana appena conclusa e di pianificazione per quella successiva.
Idealmente, la riunione settimanale dovrebbe durare circa un'ora, così da avere il tempo necessario per analizzare in modo approfondito tutti i punti.
Durante questa riunione, si affrontano questioni cruciali per il buon funzionamento dello studio, come:
- La gestione dei pazienti in prima visita
- La pianificazione delle fasi finali di trattamento per i pazienti in chiusura di ciclo terapeutico (ultimo appuntamento)
- I lavori protesici che il laboratorio deve consegnare.
- Le scadenze di pagamenti concordati con i pazienti.
- Gli appuntamenti di presentazione per trattamenti complessi a nuovi pazienti
- Un recap degli appuntamenti più importanti per durata e impiego di materiali, con verifica delle disponibilità a magazzino di consumabili, per evitare di rimanere senza (impianti, materiale per rigenerativa etc etc)
- L'analisi delle problematiche irrisolte della settimana precedente.
Briefing giornaliero nello studio odontoiatrico
Il briefing giornaliero è invece di carattere più operativo e serve per verificare che il lavoro si stia effettivamente svolgendo secondo le strategie decise durante la riunione settimanale.
Si deve svolgere necessariamente al mattino, prima dell'inizio delle attività, o, in alternativa, la sera precedente, se la giornata lavorativa si chiude senza imprevisti in orari consoni.
Per la riunione giornaliera bisognerebbe considerare di ritagliarsi tra i 15 e i 20 minuti.
In particolare, il briefing giornaliero è utile per:
- Confermare il piano giornaliero già stabilito durante la riunione settimanale, con eventuali aggiornamenti su urgenze odontoiatriche
- Verificare, a fine giornata, ciò che non è stato rispettato, ad esempio eventuali pagamenti mancanti o ritardi su forniture, in modo da poter affrontare queste problematiche nel briefing successivo.
Cosa frena lo studio dall'organizzare le riunioni periodiche?
Nonostante l'evidente utilità delle riunioni periodiche, molti studi dentistici tendono ancora a trascurarle.
Questo accade principalmente quando si adotta una gestione che possiamo definire "casalinga" o "familiare", dove il personale, in particolare di segretaria o assistenti che lavorano nello studio da lungo tempo, crede di sapere già cosa fare.
Una convinzione, questa, che porta a considerare le riunioni come una perdita di tempo.
La realtà è esattamente opposta, ovvero, è proprio questo tipo di gestione a generare perdite di tempo e a essere del tutto superata!
Si tratta di un approccio al lavoro persona-centrico, che rende lo studio estremamente dipendente da figure specifiche.
Ma il giorno che quella persona decidesse di lasciare lo studio – o semplicemente dovesse assentarsi per un periodo medio lungo (malattia, gravidanza, …) – il danno sarebbe enorme, soprattutto se le sue competenze non sono standardizzate e condivise con gli altri membri dello staff.
Al contrario, una gestione basata su protocolli chiari permetterebbe a chiunque nel team di svolgere determinati compiti, senza che lo studio dipenda da una singola figura.
Questo approccio aumenta l'efficienza e la capacità di adattamento dello studio, riducendo i rischi legati agli imprevisti o al turnover del personale.
Se sei arrivato fino a questo punto, avrai capito quanto sono importanti le riunioni interne periodiche e come rappresentino un pilastro fondamentale per garantire il buon funzionamento dello studio dentistico.
Sia le riunioni settimanali che i briefing giornalieri contribuiscono a creare un ambiente di lavoro coordinato, dove ogni membro del team è consapevole delle priorità e degli obiettivi.
Superare i modelli di gestione "familiari" e adottare un approccio protocollo-centrico è un passo fondamentale da compiere per migliorare l'organizzazione del tuo studio, offrire un servizio più professionale ai pazienti e, allo stesso tempo, migliorare il benessere del personale.
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Arcangelo ZulloConsulente - Formatore