Da un recente sondaggio uscito questa estate (agosto 2015) su Dental Cadmos sembra che circa il 50% degli studi odontoiatrici italiani non siano dotati, o comunque non utilizzano, di un software per la gestione ambulatoriale.

Presumibilmente hanno un sistema di gestione dati ancora cartaceo oppure hanno i computer ma non un sistema software che consenta loro di gestire il lavoro quotidiano organizzativo dello studio.

Il 50% degli studi --- Personalmente credo sia una percentuale pazzesca, enorme, spropositata.

Parlando con alcuni clienti (titolari di studio odontoiatrico) molti con un sorrisetto mi hanno apostrofato come “fortunato” in quanto col 50% di studi ancora da informatizzare, secondo loro, avrei lavoro in futuro anche per i miei bimbi di 10 e 7 anni.

In realtà io non sono così certo di questa gran fortuna.

Dal 1996 mi occupo di informatica per gli studi odontoiatrici e ormai dopo quasi 20 anni ho la sensazione di poter tranquillamente dichiarare che:

1. uno studio odontoiatrico a gestione cartacea NON propende al passaggio all’informatica per una serie di motivi tra cui i principali penso siano:
   1. troppo investimento di risorse umane/tempo, al fine di imparare uso del computer e tutto cio’ che ne consegue;
   2. troppo investimento economico tra acquisto dei computer, realizzazione di una rete, acquisto dei software .. e poi … in questi tempi di crisi non è il caso di investire in questioni così complicate
      (questo è il più grande errore che si possa fare);
   3. nel pensiero dello studio esiste la falsa credenza “informatizzare” = “complicare” … chissà cosa ne pensano banche, hotel, poste, aeroporti … che senza uso di sistemi informatici dovrebbero chiudere !
   4. il peggior motivo per cui uno studio non passa all’informatica è sicuramente …”ma poi devo inserire tutte le schede cartacee in computer trascrivendo parola per parola … ci vuole troppo tempo, non finiremo mai”.
2. uno studio odontoiatrico, se proprio vuole fare un passo avanti, si informatizza ma solo limitatamente alla questione radiografie, non certo alla questione economico/gestionale:
   1. Anche se c’è lo sforzo di imparare a usare il computer, però c’è un guadagno in comodità di visualizzazione delle lastre, meno dose di radiazioni per il paziente, etc … insomma c’è un chiaro vantaggio a livello di gestione clinica della vita ambulatoriale del paziente.
   2. E’ pazzesco pensare che, dopo aver creato l’infrastruttura hardware per avere radiografia su computer, non si abbia l’intenzione di automatizzare e rendere controllabile in modo piu’ efficace tutto ciò che oggi è al 50% di importanza in uno studio … la gestione stessa dello studio. 

Dei punti sopra citati, mi sta particolarmente a cuore il punto 1.d :

”ma poi devo inserire tutte le schede cartacee in computer trascrivendo parola per parola … ci vuole troppo tempo, non finiremo mai”

Da anni ho risolto questo problema insieme alla mia squadra … si perché la parola chiave è “lavorare in squadra”.

Abbiamo ideato un metodo di lavoro denominato V.I.P. ossia Veloce Immediato Pratico.

Grazie a questa metodica lavorativa, sono in grado di guidare uno studio odontoiatrico, gestito a livello cartaceo, verso la digitalizzazione delle cartelle pazienti nell'arco di un mese.

Non significa che lo studio debba stare chiuso un mese e le due o tre assistenti chine sul PC a ricopiare cartelle cliniche.

E’ un metodo grazie al quale si lavora sulle informazioni che debbono quotidianamente essere sfruttate, con la possibilità di poterle aggiornare già in modo digitale. Si abbandona la carta progressivamente.

Grazie a tanti casi già portati a termine, mi sento di dire che il metodo V.I.P. è davvero per me e il mio team un’arma vincente per tutte quegli studi che non si sono mai affacciati all'informatica, non solo per l’impiccio di dover imparare/acquistare, ma soprattutto per non essere costretti a ricopiare tutte le schede cartacee in computer.

Per quegli studi che ritengono che in tempi di crisi sia meglio non muovere nulla, non esporsi in iniziative che portino a spese e/o investimenti, ora non ci sono più scuse ! 

Dopo essersi attrezzati tecnicamente con computer e ciò che serve, grazie al metodo V.I.P. questi studi potranno digitalizzare per prime le schede pazienti con cui lo studio ha a che fare per la maggiore. 
Poi via via nel tempo verranno inserite anche le altre schede pazienti.

Avere i dati in formato digitale significa poter fare ciò che con la carta è impossibile …
elaborare, valutare e decidere dei propri dati in pochi minuti. Impensabile farlo con schede cartacee.

E proprio in termini di “combattere la crisi”, quale occasione migliore di fare un “giro” sulle schede dei propri pazienti per decidere strategie di richiamo al fine di riportare il paziente in studio ?

Non fare nulla di sicuro non risolve questa famigerata “crisi”.

Nel prossimo articolo ti illustrerò in cosa consiste il metodo V.I.P. per passare da gestione cartacea a gestione informatizzata in modo Veloce Immediato Pratico.

Stai sintonizzato.