Nel precedente articolo "FORMAZIONE – introduzione" ho accennato al metodo formativo che ho denominato 2+3+1+1.

Vediamo in questo articolo di illustrarlo nel dettaglio:

2 giorni: Sono due giorni di formazione che viene fornita presso lo studio che si trova in fase di partenza col mio software gestionale per lo studio odontoiatrico.

Si apprendono i principi base per lo svolgimento delle più frequenti operazioni quotidiane, così come prima accennato:

• Inserimento delle schede dei pazienti
• Aggiornamento del diario clinico
• Formulazione del preventivo
• Emissione delle fatture di incasso
• Inserimento e gestione degli appuntamenti

Al termine dei due giorni, lascio disposizione per cui tutte le domande che dovessero sorgere in merito all’uso dei software, debbono essere riportate su un foglio di appunti (cartaceo o su computer) in modo da averle sempre disponibili per i futuri momenti di formazione.

3 ore : sono tre ore di formazione svolta in tele-collegamento remoto via internet tra il mio ufficio e la sede dello studio odontoiatrico in questione.

Queste ore vengono svolte generalmente dopo 3 o 4 settimane dall'inizio dell’utilizzo dei miei software presso lo studio, e di solito servono per rispondere alla varie domande che lo staff dello studio ha riportato sul proprio foglio di appunti.

Avere le domande già scritte consente di rimanere focalizzati e concentrati oltre al vantaggio di risolverle davvero in breve tempo.

1° incontro (fase primaria) : incontro presso lo studio (generalmente tutta la giornata) dopo circa 1 o 2 mesi dopo le ore di tele-collegamento.

Oltre a consolidare le conoscenze di base per l’utilizzo quotidiano del sistema informatico, vengono introdotti nuovi concetti legati al semplice controllo dei flussi monetari in Prima nota cassa/banca e valutare la produttività mensile dello studio sia per branca odontoiatrica che per operatore clinico. 

Questo ultimo aspetto tornerà poi utilissimo per il calcolo mensile dei compensi da riconoscere ai propri collaboratori in relazione al loro “fatto con le mani”.

Non per ultimo, si comincia ad analizzare la lista (ancora probabilmente breve dopo 2 mesi di uso del software) dei pazienti creditori/debitori al fine di constatare la veridicità dei dati inseriti nel software.

2° incontro (fase secondaria) : incontro presso lo studio (generalmente tutta la giornata) dopo circa 4 o 6 mesi dopo l’incontro denominato “fase primaria”.

A questo punto si arriva a padroneggiare abbastanza bene i software per la gestione studio nelle loro funzioni principali e si ha un occhio più analitico sulla parte degli incassi e spese dello studio.

Viene affrontata in modo più approfondito la lista dei pazienti creditori/debitori anche in relazione ai loro appuntamenti, al fine di capire chi ancora frequenta o meno lo studio.

Vengono introdotte statistiche più avanzate che permettono la comparazione tra diversi periodi temporali. Utilissime specie col passare dei primi anni di uso del software.

Con questa metodica del 2+3+1+1 ho riscontrato, da parte di tanti studi odontoiatrici coi quali ho avuto il piacere di lavorare, che il famoso “scalino iniziale di difficoltà” viene mediamente ben sopportato grazie al fatto che fin da subito lo studio raggiunge piccoli obiettivi che si trasformano in risultati veloci e tangibili. 

Questo è benzina motivazionale per proseguire nel percorso di sfruttamento dei software per la gestione dello studio.

Voglio concludere questa ultima parte dell’articolo relativo alla formazione con l’idea che principalmente mi anima quando devo partire con un nuovo studio che si è dotato dei nostri sistemi:

i software di gestione possono essere più o meno simili tra loro per caratteristiche e funzionalità … ma il modo in cui posso far “vivere” l’esperienza allo studio e il modo di accompagnarlo nel percorso dell’informatizzazione … Beh questo è altra storia che dipende dalla mia esperienza e capacità.

E’ come rimettersi ogni volta in gioco … Mi manterrò giovane per questo motivo ? ;-)

Al prossimo articolo, stai sintonizzato !!