Dopo essermi occupato di descrivere i principali passi da tenere in considerazione per strutturare l’hardware per lo studio, ora mi occupo di dare una traccia per una buona fornitura software …. In pratica dopo aver comprato il lettore MP3 ora è necessario inserirvi i brani musicali.

Parliamo di come scegliere il software gestionale per il tuo studio.

Questo è sicuramente il punto più ostico da affrontare, ma vorrei subito fare una premessa: il software per gestire lo studio odontoiatrico (software gestionale) NON E’ UNO STRUMENTO O ATTREZZATURA e soprattutto non lo si acquista con la stessa mentalità con la quale si procede alla valutazione e all'acquisto, appunto, di attrezzature.

Un software non è una attrezzatura per un semplice motivo: nasce da opera dell’ingegno umano che, attraverso fredde istruzioni logiche (linguaggio di programmazione) impartite ad un groviglio di circuiti elettrici (computer), deve riuscire a interpretare ed emulare un modo di lavorare dell’utente che lo utilizza.

Lasciamo perdere i discorsi …”ehh ma tanto le caratteristiche dei software sono più o meno simili … cartella clinica, preventivi, fatture ….” 

Ecco proprio in quel più o meno c’è tutta la differenza di questo mondo.

Basti pensare alla cartella clinica … non esiste uno standard a cui attenersi, quindi è tutto molto soggettivo.

Il prezzo di un software gestionale “A” non dovrebbe essere messo a confronto col prezzo di un software gestionale “B” in quanto si tratta di 2 software diversi, magari con le stesse macro-caratteristiche ma probabilmente sviluppate in modo diverso.

Già è difficile confrontare i prezzi di due articoli o prodotti uguali … perché magari l’uno ha compresi servizi aggiuntivi che l’altro non ha. Figuriamoci comparare il prezzo di 2 cose che neppure sono uguali tra loro.

Il prezzo di un software gestionale va comparato con la gamma di servizi che lo accompagnano … i più importanti ritengo siano:

• Chiarezza di informazione in fase di analisi e scelta del software stesso, quindi un sito web esplicativo su ciò che il software può fare e offrire, presenza di consulente che possa fornire utili informazioni
• Installazione software da parte di specialisti presso il proprio studio con formazione iniziale per essere immediatamente operativi
• Incontri programmati (dal vivo o in teleassistenza) per continuare il percorso formativo al fine di utilizzare al meglio le caratteristiche del software di gestione
• Servizio assistenza con operatore qualificato
• Aggiornamenti annuali del software per mantenerlo in piena efficienza

Quali sono invece per te, odontoiatra e titolare di studio, gli aspetti che principalmente ritengo possano interessarti ?

• gestione semplice della parte clinica del paziente, che permetta un utilizzo immediato e veloce della cosa (per chi non ha troppa necessità di note, simboli, grafica etc etc) 
• al tempo stesso, possibilità di annotare qualsiasi dato utile a diagnosi/terapia se voglio essere preciso e meticoloso … in pratica non deve esserci un solo metodo per poter usare la parte clinica
• integrazione della parte clinica con fotografie e radiografie, al fine di avere tutti i dati nella stessa schermata
• semplice metodo per fare preventivi e fatture al paziente
• rigoroso metodo di “richiamo” per il paziente, sia esso di tipo igiene (per le classiche sedute di igiene orale dopo 3/6/12 mesi), medico o amministrativo (per ricordare le scadenze di pagamenti attivi che il paziente dovrà versare allo studio)
• visuale sul “fatto con le mani” a livello giornaliero/settimanale/mensile/annuale
• resoconto delle prestazioni “rifacimento”, sconti e prestazioni gratis
• resoconto dei pazienti che hanno debiti nei confronti dello studio
• rapporto tra prestazioni eseguite e prestazioni incassate, suddivise per periodo, operatore e per disciplina odontoiatrica
• contabilizzazione in tempo reale degli incassi e delle spese dello studio
• realizzare un semplice e pratico piano dei conti per poter confrontare le spese di anno in anno

Quindi in definitiva si sceglie un software gestionale che ben interpreti il mio attuale modo di lavorare e che abbia buoni margini di sviluppo per estensioni future.

Ultimo consiglio pratico: scegli un software gestionale seguito da una ditta specializzata che da anni è sul mercato, con tanto di servizio assistenza e aggiornamenti.
Da evitare software “fai da te”, gratuiti, fatti dall’amico appassionato di informatica.

Nel prossimo articolo parlerò di software aggiuntivi che vanno ad affiancare il gestionale e che servono a creare un flusso digitale di informazioni all’interno dello studio.

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