inizia sempre dal primo passo

Informatizzare lo studio odontoiatrico – Prima parte

Dal 1996 mi occupo di informatica applicata esclusivamente all’odontoiatria.

Nel corso di questi anni ho visitato direi centinai di studi dentistici e la situazione riscontrata è sempre rientrata in una di queste situazioni:

a) Studio gestito totalmente in forma cartacea
b) Studio gestito in parte cartaceo e in parte informatizzato
c) Studio gestito quasi totalmente in modo informatico

Intendo cominciare questo mio percorso informativo, grazie al blog di ForDentist, dalle situazioni di tipo a).

Ho provato a mettermi nei panni di un odontoiatra che per anni ha gestito il proprio studio tramite agenda cartacea, cartelle cartacee dei pazienti, preventivi e fatture scritte a mano.

Ho provato a pensare …. “ma diamine … per anni ho lavorato tranquillo con carta e penna …. Perché ora mi devo complicare la vita con l’uso dei computer che, per altro, neppure adoro la tecnologia ?”

E’ vero … quanto è facile scivolare in un pensiero del genere? Quanto è semplice rimanere ben ancorati a quelle certezze e convinzioni che per anni ti hanno fatto lavorare senza problemi e pensieri ?

Ebbene tutto questo poteva starci fino alla metà degli anni 90, con l’attività odontoiatrica ancora nel pieno della sua fruttuosità e redditività. Poi dal 2000 in avanti è cominciato un lento processo che renderà il paziente più informato, più pretenzioso, più orientato a “che servizio mi viene offerto?”
Aumenta il numero di studi dentistici, diminuisce il numero pro-studio di possibili pazienti, aumenta l’informazione relativa a trattamenti odontoiatrici che prima venivano ricevuti dal paziente con un ossequioso “va bene dottore, se lo dice lei ….”.

A questo punto, la gestione extra clinica dello studio ha cominciato ad avere un peso molto maggiore, se non equivalente, alla qualità e capacità professionale del titolare dello studio stesso.
Il servizio reso ai pazienti diventa la linea guida per lo studio, che sempre più ha necessità di ben interpretare le richieste ed esigenze dei propri pazienti. Decidere in fretta per prendere decisioni che si trasformeranno in azioni. Questa diventa la nuova chiave di lettura di come uno studio dovrà porsi di fronte ai propri pazienti.

Cosa c’entra l’informatizzazione dello studio in tutto questo?
Aumenta la capacità di interpretazione della realtà contingente e aiuta a prendere decisioni per le azioni più opportune.

Uno studio a gestione cartacea difficilmente può avere l’immediatezza di dati globali relativi ai mille, duemila o tremila nominativi di pazienti che nel tempo hanno frequentato lo studio …. Quanti di questi sono in terapia di mantenimento? quanti in terapia attiva? L’aver introdotto quella determinata convenzione, quanti nuovi pazienti mi ha portato in studio? e mi conviene a livello di tariffe?

Per approcciare l’idea di informatizzare lo studio, è necessario procedere attraverso questi step:

a) Progetto Hardware
b) Progetto Software
c) Formazione all’uso
d) Controllo risultati
e) Rivalutazione degli obiettivi

I punti c) d) e) saranno ciclici nel corso del tempo … solo così la “macchina studio” potrà progredire.

Parliamo del punto a) PROGETTO HARDWARE

Tutti abbiamo l’amico che si intende di computer, che “smanetta” talmente tanto che potrebbe essere un hacker a tutti gli effetti … ecco questa NON è la persona giusta a cui rivolgersi per chiedere un parere circa come attrezzare tecnicamente il proprio studio. Specie se poi trattasi di parente o amico stretto. E’ il modo semplice per, un giorno di questi, trovarsi a furibonde litigate.

Si perché il cugino esperto, il cognato ingegnere … al momento sono tutti fenomeni … ma poi avendo altre attività per proprio conto, non riescono a darti supporto in modo continuativo … e posso garantirti che non c’è nulla di peggio che faticare tanto per passare ad una modalità di lavoro “tecnologica” e di rimanere a piedi nel momento del bisogno. Frustrazione ai massimi livelli … oppure fameliche storie tipo “ho provato a informatizzarmi nel 1991, ma poi mi si guastarono un paio di computer e mollai tutto”.

Credo che ognuno di noi quando si impadronisce, si abitua a qualcosa che gli rende la vita più semplice, nel momento in cui “questa cosa” gli viene a mancare … crea un forte disagio … una forte insofferenza.

La tecnologia è assolutamente così … una storia personale veloce …

Per lavoro, utilizzo il telefono cellulare in modo molto molto pesante.
Chiaramente ho un cellulare di tipo “smartphone” … bello utile ma avido di batteria.
Alcuni anni fa, stanco di dover trovare sempre una presa elettrica a cui attaccarmi col caricabatteria, mi dissi “al diavolo …. Il telefono mi serve soprattutto per telefonare … ne voglio uno semplicissimo ma che mi duri almeno 2 giorni con la batteria”.

Così acquistai un Nokia veramente basico … solo telefonate e sms … batteria che mi durava anche quasi tre giorni … beh … a cavallo pensavo! Peccato che dopo neppure una settimana l’idillio si spezzò.

Troppa era la mancanza di poter inviare una email, di fare una foto e spedirla con WhatsApp o di fare una chiamata con Skype. Questi strumenti, che consumano avidamente batteria, mi consentono di lavorare meglio e più velocemente, ossia sono comodi … e rinunciarvi risultò (e risulta tutt’ora) impossibile.

Così è la tecnologia … ma solo se effettivamente ti porta vantaggi operativi in termini di tempo e comodità.

Cerca di affidarti a professionisti o piccole aziende che di occupano di Hardware come lavoro quotidiano, vedrai che non sbaglierai di sicuro. Potranno garantirti professionalità, pronto intervento e servizi di garanzia … caratteristiche fondamentali quando il tuo studio sarà fortemente informatizzato.

Un semplice progetto Hardware per uno studio dentistico si compone di:

  • Rete dati per collegare i vari computer che verranno installati in studio.
    Viene denominata rete LAN locale e può essere principalmente di due tipi:
    • Rete Cablata (fortemente consigliata) : è composta da uno schema di collegamento definito “a stella” ossia tanti fili di rete che raggiungono i vari PC nello studio. Poi tutti i fili vengono convogliati in un singolo punto ove viene installato il “cuore” della rete che è lo Switch … una sorta di centralino che comanda e gestisce lo scambio dei dati tra i vari PC.
    • Rete Wireless: è la classica rete senza fili … ci saranno dei dispositivi con antenna che vengono chiamati Access Point che sono tipo dei ripetitori di segnale .. in modo che il segnale di rete possa raggiungere i vari computer nello studio.
      Rispetto a una rete cablata, lo scambio dei dati tra i PC può essere più lento e disturbato da eventuali interferenze.
  • Computer SERVER : erroneamente viene considerato “un computer in più, superfluo, visto che poi non può essere usato per l’attività quotidiana dello studio”.
    In realtà la sua funzione è fondamentale e proprio il fatto che nessuno ci metta le mani durante il giorno, gli permette di svolgere le sue funzioni al meglio.

    E’ il cervello centrale dei dati dello studio, e si occupa di tenerli al sicuro da virus e da possibili danneggiamenti o perdite di dati tramite le operazioni di Backup (copie di sicurezza) che il server può svolgere in modo “silenzioso” ossia senza che gli utenti se ne debbano preoccupare, in quanto sono operazioni automatiche.

    Le caratteristiche tecniche del server (potenza processore, memoria RAM, capienza Hard Disk etc etc …) dipendono dal contesto di quanti computer dovranno collegarsi ad esso e dalla mole di dati che dovranno essere trattati nel medio/lungo periodo (3/5 anni).

    Devo dire che nel tempo ho visitato studi dentistici dalle dimensioni informatiche piuttosto modeste (2/3 computer in totale collegati tra loro in rete locale) ma con la presenza di un server che sarebbe stato sovra-dimensionato anche per una filiale di banca con 10 computer.

    Un po’ come comprarsi un Porsche e arrivare solo fino alla seconda marcia … per carità sei comunque velocissimo … ma l’investimento economico non giustifica le aspettative reali.
  • Computer CLIENT : sono i computer che verranno installati nelle sale operative, nella segreteria, nell’ufficio privato del titolare …. Le loro caratteristiche sono legate alla funzione che debbono svolgere nel luogo specifico in cui vengono installati.
    Ad esempio, nell’ufficio privato vorrei uno schermo bello ampio, in modo da illustrare foto o rx per far capire al paziente il possibile piano di trattamento … nelle sale operative potrebbero essere meglio i classici computer All-In-One (Schermo ampio dietro al quale c’è anche il corpo computer) in modo da non occupare troppo spazio e non avere troppi fili penzolanti.
  • Stampante Laser Multifunzione : strumento eccezionale per stampare (colori o B/N), copiare e inviare fax anche se ormai quest’ultima abitudine sta pian piano scomparendo.
    L’unico problema è che di solito questo strumento è abbastanza ingombrante, specie se messo in segreteria / reception, quindi deve trovare una giusta ubicazione.
  • Collegamento a Internet : oggi è impensabile non avere un collegamento ad internet sul posto di lavoro … va opportunamente regolamentato ma non se ne può fare a meno. 
    Quante volte mi sono sentito dire “no, no … non voglio collegamenti a internet perché non voglio beccarmi virus” … sarebbe come dire “non prendo la patente di guida perché non voglio subire incidenti d’auto”.
    Come già detto, se la cosa viene ben regolamentata, virus non se ne prendono.
    Oltre alla richiesta al proprio gestore telefonico, per avere un “internet un pochetto più sicuro” è meglio utilizzare lo strumento Router piuttosto che il classico Modem.
  • Sistema di Backup : è la garanzia, l’assicurazione che i nostri dati siano sempre al sicuro.
    Se ti entrano in casa e subisci un furto … ti ritrovi svaligiato dei tuoi beni.
    Se ti manca l’olio nel motore dell’auto, prima o poi lo fonderai …. 
    In queste sfortunate situazioni non c’è possibilità di “tornare indietro”, mentre con la tecnologia è possibile.
    Se accidentalmente il SERVER dovesse subire un guasto, grazie alle copie di sicurezza (backup) sarà possibile ripartire col lavoro (su SERVER riparato o nuovo) senza perdere informazioni preziose.
    Un sistema di backup generalmente si basa su un hard disk interno/esterno al server oppure dai nuovi strumenti denominati NAS che sono degli hard disk non collegati al computer ma alla rete LAN locale. Hanno capienze in Gbyte molto elevate.
  • Contratto di assistenza tecnica annuale : “io faccio il dentista … mica sono un tecnico dei computer” … ecco vorrei che questa frase fosse sempre ben impressa nella tua mente.

    Fin quando non ci sono problemi, ognuno si improvvisa esperto di …., magari anche col compiacimento di essersi risparmiato la costosa consulenza di un esperto del settore.

    Poi all’insorgere di un problema, che magari ha compromesso la validità dei tuoi dati, diventa troppo facile rifugiarsi dietro la maschera del “ma io faccio il dentista …..”.

    Capitò proprio ad un mio cliente, il quale volle a tutti i costi imparare a controllarsi da solo i backup dei dati sul server. 
    Un bel giorno l’antivirus sul server, dopo essersi aggiornato, in modo autonomo cambiò alcuni parametri per i quali il backup praticamente non veniva più svolto …
    Il nostro cliente non se ne accorse e quando poi dopo circa un anno il server manifestò dei problemi sul hard disk dei dati, amara fu la sorpresa di scoprire di non avere copie di backup.

    A quel punto ti rimangono pochissime soluzioni che hanno costi dolorosi.

    Non è forse meglio stipulare un contratto di assistenza col professionista o ditta che ti fornisce l’hardware ? Non è un pizzo da pagare …. In quanto l’assistenza tecnica periodicamente viene in studio e ti effettua manutenzione e controlli che comunque necessitano di competenze specifiche.


Ecco illustrati in modo semplice gli step da affrontare quando si pensa ad un progetto Hardware.

Nel prossimo articolo Informatizzare lo studio odontoiatrico – parte 2°
affronterò l’argomento “Progetto software” che sarà la parte più interessante per procedere nel cammino dell’informatizzazione dello studio.

Continua a seguirmi, stai con me.

Arcangelo Zullo
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore