- Se non l’hai letta, vai alla prima parte -

Strumenti di misurazione

• Gestione della strategia marketing tramite cartaceo … pessima idea
  • Lentezza di raccolta dei dati e mai visione in tempo reale
  • Faticoso se non impossibile il “riutilizzo del dato” (copiare quel dato in un altro resoconto diventa impossibile… niente copia/incolla)
  • Impossibilità di veloci incroci di dati tra fonti diverse
• Fogli di calcolo Excel
  • Semplicità di utilizzo dello strumento (è un foglio a quadretti elettronico)
  • Difficile incrociare dati tra loro (a meno che si abbia una buona mano su utilizzo di Excel)
  • Dispersione o Ridondanza dei dati (quindi fatica tenere tutto aggiornato quando ho più fogli con gli stessi dati
• Software CRM (Customer relationship management = gestione della relazione con il cliente/paziente) offrono un approccio alla gestione delle interazioni tra un'organizzazione/attività e i propri clienti, attuali, futuri e potenziali:
  • Strumento ad hoc, assolutamente dedicato allo scopo
  • Non sempre di facile e veloce apprendimento
  • Frammentazione dei dati tra diverse anagrafiche elettroniche che non si parlano tra loro (software gestionale studio / CRM / software per le email …)
  • se volete dare un’occhiata ad una recensione di alcuni CRM in italiano:
    https://www.neting.it/blog/crm-gratuiti-italiani-confronto.html
• Lo strumento ideale sarebbe quello che possa unire il vostro lavoro quotidiano alle vostre iniziative di marketing, utilizzando però un solo strumento che concentri nella stessa anagrafica personale tutte le informazioni che la riguardano.
• L’IDEALE è un software di gestione dello studio con caratteristiche di CRM … in questo modo in un solo luogo posso gestire attività quotidiana (diario clinico, appuntamenti, preventivi, fatture) e anche attività marketing/promozionale

Vantaggi?

• Non ho dispersione delle informazioni, sono tutte li dove mi servono
• Facile e veloce aggiornamento delle informazioni perché lavoro con un solo strumento (quindi grande facilità di mantenere aggiornati i dati)
• Facile incrocio dei dati. È un attimo trovare le pazienti donne tra i 30 e i 45 anni che hanno eseguito uno sbiancamento in studio da noi … 
  Giusto? bastano 3 click, giusto?

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• Tu sai come fare con i tuoi strumenti o non sai dove mettere le mani?
• Sai almeno come si chiama il tuo software di gestione studio?
  (Dai, scherzo …)

Ti racconto un segreto, non mio ma raccontato da un grande personaggio della formazione in campo odontoiatrico.

“Le persone arriveranno/troveranno il tuo studio
non per le attrezzature o per i corsi che hai fatto
ma per come gestirai le informazioni in tuo possesso”

Se è vero che in odontoiatria ancora oggi il passaparola è lo strumento più vincente nella ricerca di nuovi pazienti, sarà bene gestire in modo ottimale le info riguardo ai pazienti già frequentatori del mio studio.

Cosa significa gestione ottimale delle info dei miei pazienti?

In termini di informazioni a scopo promozione/marketing, un buon software gestionale deve poter permettere operazioni nelle 2 fasi importanti della strategia:

• Invio del giusto messaggio ai giusti contatti
• Raccolta/Gestione dei risultati

Per quanto riguarda A) Invio del giusto messaggio ai giusti contatti
il software deve poter permettere:

• Creare una selezione pazienti in base a uno o più fattori (purché questi dati vengano richiesti in primo appuntamento)
  • Sesso
  • Età
  • Occupazione
  • Hobby
  • Zona geografica
  • Segnalatore (pediatra, medico di base …)
  • ... e non per ultimo Terapie Eseguite (ad es. tutti i pazienti che hanno una protesi rimovibile in bocca)

(es.) Pazienti Donne tra i 30-50 senza aver fatto igiene negli ultimi 2 anni

Una volta ottenuta la selezione, il software di gestione deve permettermi in modo agevole di:

• Creare lettere personalizzate con i dati del paziente (stampa unione)
• Inviare un SMS (in modo massivo, SMS con link al sito web)
• Inviare una Email evitando di cadere nello SPAM
• Inviare un messaggio con WhatsApp ad una lista di N persone (bisogna saperlo fare)
• Assegnare “Keywords” (parole chiave) alle “X schede” dei pazienti a cui ho inviato il messaggio, per poterle un domani trovare

Per quanto riguarda B) Raccolta/Gestione dei risultati
Il software deve poter permettere di:

• avere un ambiente di consultazione delle azioni promozionali eseguite, richiamabili tramite le Keywords,
• avere un ambiente di consultazione delle prestazioni eseguite in un certo periodo, come conseguenza di quelle azioni promozionali. 

Tornando all’esempio citato sopra,
“Invio di 1000 email, spendendo 150€, ottengo un incasso di 1.500€”

Il diagramma di flusso per realizzare la strategia dovrebbe essere:

• Voglio fare una promo sullo sbiancamento in studio
• Tiro fuori tutte le email di pazienti (uomini e donne) tra i 35/50 anni che da più di due anni non vengono a fare un’igiene orale (e qui il software gestionale mi deve aiutare in 10 secondi)
• I mille nominativi (con email) organizzati in un foglio excel (che mi ha prodotto il mio software gestionale), lo consegno alla web Agency che mi spedirà le email in modo che non finiscano nello spam … spenderò 150 € (invece che complicarmi la vita a farlo io)

• Le email verranno spedite a partire da Lunedi il gg/mm/aa (non sarà una spedizione unica ma in più battute con diversi testi nella email in modo da ribadire l’importanza del messaggio senza essere ripetitivi e noiosi)
• Da quella data in poi il personale ha l’ordine tassativo per ogni paziente che usufruisca dello sbiancamento, di:
  • chiedere “come ha preso la decisione”, la “causa scatenante” che ci permette di tracciare quelli arrivati tramite l’invio delle email
  • inserire nella scheda del paziente la KeyWord “PROMO-SBIA” e relativa prestazione “Sbiancamento”
• Dopo Y mesi dall’inizio della strategia, si possono misurare i risultati con una semplice indagine sul mio software di gestione.

“A partire dalla data gg/mm/aa
 tirami fuori tutti i pazienti che hanno fatto lo sbiancamento
e hanno in scheda la KeyWord “PROMO-SBIA”

E qui il gestionale in un attimo mi tirerà fuori i famosi 3 pazienti che insieme mi generano fatturato per i 1.500€ dell’esempio.

Usare un solo strumento significa essere focalizzati maggiormente
su inserimento dati e correzione dei dati stessi.

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Mantenere i dati aggiornati è l’unico segreto 
per poterne usufruire velocemente 
e fare nuove azioni di marketing su pazienti 
che in passato avevano già dimostrato interesse per le nostre promozioni.

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Se hai in studio una gestione cartacea, fare e misurare operazioni di marketing diventa troppo difficile, quindi semplicemente non verranno fatte, tantomeno misurate.

Se utilizzi da tempo un software gestionale, assicurati, chiedi, informati se hanno le caratteristiche descritte sopra, altrimenti è il caso di porsi alcune domande.

Un software e’ come una spugna, se ci versi sopra una goccia d’acqua
anche strizzandola forte non ti riempie un secchio.