Organizza i tuoi pazienti in "squadre" - parte 1
«ossia padroneggia a tuo vantaggio tutti i nominativi dei tuoi pazienti»
Banca dati delle anagrafiche pazienti del tuo studio odontoiatrico !!!
Ti sei mai chiesto a cosa serve possedere un archivio di 3746 anagrafiche di pazienti registrati nel corso degli anni di lavoro ma che non hai idea di come siano essi distribuiti ?
Quanti di questi pazienti sono in trattamento e quanti in fase di mantenimento igiene orale ?
Quanti di questi pazienti non vedi più in studio da oltre tre o quattro anni ? Per quali motivi ?
Sapere di avere in archivio migliaia di nominativi pazienti, ma non avere la capacità immediata di poterli suddividere o classificare, rappresenta una risorsa dal grandissimo valore inespresso.
Conoscendo numericamente i 4 macro-insiemi dei pazienti del tuo studio, potrai permetterti di fare alcune considerazioni di carattere qualitativo circa la condotta del tuo studio dentistico.
Ma procediamo per ordine identificando i 4 macro-insiemi di pazienti che ritengo sia utile tenere sempre aggiornato e sotto controllo:
- PAZIENTI IN FASE INIZIALE
- PAZIENTI IN FASE TRATTAMENTO
- PAZIENTI IN FASE MANTENIMENTO
- PAZIENTI IN FASE STORICO
In questa prima parte di articolo, vediamo le prime due fasi:
1- Pazienti in fase Iniziale
Sono pazienti “nuovi” registrati di recente che sono in appuntamento per una prima visita odontoiatrica.
Come se fossero atleti sulla griglia di partenza, lo studio deve predisporsi al meglio al fine di poterli accogliere e farsi scegliere come studio odontoiatrico di riferimento.
Dopo la visita odontoiatrica, diventano pazienti in attesa di un preventivo.
Evolveranno poi in pazienti con un preventivo in mano, dai quali attendiamo una risposta circa l’accettazione del preventivo.
Questo bacino di pazienti di norma numericamente non dovrebbe essere troppo numeroso … 10/20/30 nominativi al massimo a seconda delle dimensioni dello studio.
Se invece tale numero fosse elevato, significherebbe che a fronte di nuove visite eseguite, lo studio ha tanti preventivi da redigere/presentare o peggio ancora … da farsi accettare.
Essendo questo (accettazione preventivi) un aspetto importantissimo per capire la salute dello studio, è bello avere questi nominativi pazienti “raccolti e concentrati” in un unico ed individuabile gruppo di nominativi.
VANTAGGI se conosco il numero di pazienti in fase iniziale:
- Ottengo il numero di nuovi pazienti che frequentano lo studio in un dato periodo.
- Di questi nuovi pazienti, posso facilmente tenere sotto controllo il livello di accettazione dei preventivi proposti dal mio studio, comprendendo così l’efficacia della presentazione dei piani di trattamento e relativi preventivi.
- Avere un numero elevato di pazienti “fermi” in fase iniziale (più del 3% su numero totale dei pazienti) significa dover rivedere qualcosa su come vengono proposti i trattamenti e preventivi
… visto che poi non vi è una buona accettazione.
Con l’accettazione di uno o più preventivi, diventeranno Pazienti in Trattamento o Attivi.
2- Pazienti in fase Trattamento (o Attivi)
Sono coloro che hanno appena iniziato un trattamento, o ci si trovano nel bel mezzo, oppure sono quasi verso la conclusione di esso.
Sono i pazienti più importanti in uno studio in quanto sono coloro che determinano gli incassi di maggiore entità nell’arco dell’anno lavorativo del tuo studio.
Per questi pazienti valgono poche chiare regole:
- debbono avere una scaletta programmata e sequenziale delle sedute cliniche che dovranno affrontare, specie se nel tuo studio non sei il solo a lavorare ma ti avvali di collaboratori clinici.
- debbono avere un piano pagamenti preciso e determinato
- debbono avere uno o più appuntamenti già fissati in agenda
Già questi pochi accorgimenti, se osservati quotidianamente, ti consentono di avere un ottimo controllo di quei pazienti che costituiscono il grosso della tua produzione professionale - senza che questi si perdano nella totalità dei nominativi pazienti dello studio.
VANTAGGI se conosco il numero di pazienti in fase trattamento:
- Posso valutare statisticamente in termini annuali quanti pazienti si rivolgono al mio studio per risolvere un problema di salute orale, quindi capire se incentivare o meno azioni di marketing e promozione dello studio
Quando avranno ricevuto tutte le prestazioni del trattamento, questi pazienti diventeranno Pazienti in Mantenimento, fase che descriverò nella seconda parte di questo articolo che uscirà a breve.
Rimani sintonizzato.
Arcangelo ZulloConsulente - Formatore