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La segreteria è un elemento fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi studio dentistico. Senza una segreteria efficiente, lo studio odontoiatrico moderno non può sopravvivere.

Non importa che si tratti di una struttura grande o piccola: una segreteria disorganizzata e poco efficiente renderebbe il lavoro del dentista, sia esso anche il più grande professionista al mondo, difficile se non addirittura impossibile da svolgere.

Quali sono i ruoli della segreteria nello studio dentistico?

 La segreteria dello studio odontoiatrico deve ricoprire ruoli molteplici, tutti estremamente importanti per il corretto svolgimento dell’attività quotidiana.

A cominciare dall’accoglienza, che deve essere gestita con la massima cura, affinché si possa creare un rapporto di reciproca fiducia con i pazienti e farli sentire a proprio agio fin dal loro primo ingresso nello studio.

Una buona accoglienza semplifica il percorso verso la fidelizzazione del paziente, ovvero uno dei principali obiettivi che ogni studio dovrebbe imporsi di raggiungere.

Di pari importanza è il lavoro di organizzazione delle attività nello studio dentistico, a partire dagli aspetti più banali, fino alla gestione delle questioni più spinose. 

Sostanzialmente si tratta di pianificare l’agenda settimanale dello studio dentistico, dando particolare attenzione ad aspetti quali: 

• La distribuzione degli appuntamenti all’interno dei vari slot temporali di ogni giorno, in modo tale da capire, ad esempio, se i pazienti nuovi e quelli in corso sono inseriti correttamente.
• Verificare i lavori protesici da consegnare, così da gestire, nel modo più fluido possibile e senza intoppi, i rapporti con i laboratori odontotecnici ed essere certi di ricevere puntualmente i manufatti necessari per lo svolgimento degli interventi fissati.
• Tenere sotto controllo i pazienti più “pericolosi”, ovvero quelli che storicamente hanno creato disagi. Parliamo, ad esempio, di quei pazienti che sono soliti arrivare in ritardo, annullare gli appuntamenti senza il giusto preavviso o che, addirittura, non si presentano. Potendo prevedere queste situazioni diventa più semplice trovare una soluzione, magari anticipando un altro appuntamento, così da evitare buchi nella pianificazione.
• Tenere traccia degli appuntamenti fissati con quei pazienti che devono passare in studio per saldare prestazioni già eseguite.
• Controllare che le schede dei pazienti siano sempre compilate in modo chiaro ed esauriente, in modo da avere tutte le informazioni necessarie per una futura lettura anche da parte di più operatori.

Poter contare su un’organizzazione di questo tipo, precisa e affidabile, è fondamentale e diventa più semplice ottenerla attraverso l’utilizzo di un’agenda digitale.

In ogni studio dentistico la gestione del rapporto con i pazienti è una parte fondamentale del lavoro. 

Dopotutto i pazienti stessi sono “il lavoro”.

I mezzi per costruire un buon rapporto con essi sono fondamentalmente due: 

• Fiducia reciproca
• Una buona comunicazione.

Customer Care: come comunicare con i propri pazienti per fidelizzarli

Nel mondo odierno la comunicazione è diventata per buona parte digitale e automatizzata. 

Hai bisogno di chiedere un chiarimento al tuo fornitore di energia elettrica? 

Componi il numero dell’assistenza e, dall’altra parte del telefono, trovi un centralino automatico con una voce registrata che ti guida tra mille possibili scelte, senza mai riuscire a parlare davvero con qualcuno in carne e ossa.

Certo, la tecnologia evolve e il mondo va avanti, ma se da una parte ci siamo ormai arresi a interagire con un computer per risolvere i problemi più svariati, quando si tratta della nostra salute tutti vorremmo ancora poter parlare con una persona “reale”, che sappia ascoltare e capire il nostro problema e darci una risposta precisa in merito. 

In una situazione di questo tipo, gli studi dentistici non sono un’eccezione: i pazienti vogliono potersi interfacciare con una persona di fiducia, che possa informarli e guidarli nel loro percorso terapeutico.

Come qualsiasi azienda che produce beni o che eroga servizi tangibili, anche ogni studio dentistico deve essere dotato di un magazzino – più o meno grande, a seconda della tipologia di studio e quindi dei volumi di lavoro – in cui organizzare tutti i materiali di consumo, in modo da poter contare in ogni momento su una scorta sufficiente per eseguire le proprie prestazioni odontoiatriche senza interruzioni.

 Dotarsi di uno o più scaffali su cui disporre il materiale di lavoro, tuttavia, non è sufficiente: occorre anche gestire il magazzino in modo rigoroso e puntuale, così da avere sempre una visione chiara e reale del materiale che si ha a disposizione e di quello mancante, che quindi va approvvigionato.

Ci sono situazioni, poi, per le quali avere un magazzino organizzato e correttamente gestito non è soltanto una necessità pratica, ma un obbligo fiscale. 

È il caso degli studi dentistici organizzati in forma societaria, che a fine anno hanno l’obbligo della dichiarazione del valore del proprio magazzino.